Den Alltag organisieren: Mein Einstieg in Microsoft To Do

Den Alltag organisieren: Mein Einstieg in Microsoft To Do

Die App Microsoft To Do ist für mich mittlerweile zu einer der wichtigsten Anwendungen geworden, welche ich beinahe täglich nutze, obwohl sie allerdings erst seit kurzem in meinem Portfolio vertreten ist. In diesem Artikel möchte ich euch näher bringen, wozu ich To Do nutze sowie einen Blick zurück auf die vorherige Situation werfen. Außerdem stelle ich meine Lieblings-Features vor und es gibt ein paar Tipps und Tricks.

Motivation

Im Vordergrund steht dabei für mich, eine wachsende Flut von Aufgaben angemessen kontrollieren zu können. Es gibt zahlreiche Deadlines, welche es einzuhalten gilt. To Do hilft mir dabei, den Überblick zu behalten.

Rückblick 

Früher habe ich OneNote auch für meine To Do-Listen genutzt. Hierbei gab es in meinem Notizbuch einen Abschnitt, der ganz einfach nur „To Do Liste“ hieß. Auf den ersten Blick scheint dieses Vorgehen recht simpel zu sein, allerdings hat es auch seine Nachteile. Mit einer wachsenden Zahl an Aufgaben ging auch der Überblick schnell verloren, oft war auch eine Neuordnung der Listen erforderlich. Das kann mitunter sehr anstregend sein. Zudem gibt es keine Erinnerungsfunktion, welche ich nicht mehr missen möchte – doch dazu später mehr. Klar, man könnte hier einen Outlook-Kalender nutzen, aber ich fürchte, dass es auch hier schnell unübersichtlich werden könnte.

Erste Gehversuche und die aktuelle Situation

In der Vergangenheit habe ich immer mal wieder To Do (ehemals Wunderlist) ausprobiert, meistens dann, wenn es größere Feature-Updates gab und ich die App wieder einmal im Fokus hatte. Allerdings bin ich immer wieder zu OneNote zurück gekehrt. Warum? Mittlerweile habe ich hierzu eine Antwort gefunden: Ich habe versucht, möglichst viel aus OneNote zu übernehmen, auch Dinge, die manchmal vielleicht zu komplex für To Do waren. Ihr solltet euch also auf reine Aufgabenlisten konzentrieren, wenn ihr mit To Do arbeitet.

Momentan nutze ich einen Mix aus OneNote und To Do. OneNote kommt immer dann zum Einsatz, wenn To Do nicht geeignet ist. Beispielsweise sind viele meiner Artikel stichpunktartig zuerst in OneNote entstanden.

Lieblings-Features

Kommen wir nun zu meinen Lieblings-Features, welche ich sehr gerne nutze:

  • Fälligkeitsdatum: Um die oben erwähnten Deadlines nicht aus dem Auge zu verlieren, nutze ich die Möglichkeit intensiv, einer Aufgabe ein Erinnerungs- und/oder Fälligkeitsdatum Aufgabe zuzuordnen. So stelle ich sicher, dass ich sie nicht mehr vergesse.

Aufgabenübersicht in To Do

  • Verschiedene Listen: In OneNote habe ich sehr oft das Problem gehabt, dass To Do Listen zu unübersichtlich wurden. Auch dieses Problem wurde in To Do wunderbar gelöst. Hier könnt ihr euch verschiedene Aufgabenlisten anlegen. Ich besitze hiervon vier verschiedene: Eine Allgemeine, dann jeweils eine für die Arbeit, Berufsschule und natürlich für DrWindows.

Aufgaben in Listen organisieren

  • Mein Tag: Mit dem Mein Tag-Feature könnt ihr euch aus euren Aufgabenlisten ein paar heraussuchen, welche ihr heute erledigen möchtet. Ich ziehe mir fast jeden Morgen bis zu sechs Aufgaben heraus, welche ich erledigen möchte.

Die Funktion Mein Tag in Microsoft To Do

Tipps

Zum Schluss noch zwei Tipps von mir: Die To Do Liste solltet ihr auf jeden Fall regelmäßig im Blick haben. To Do gehört hierbei zu den Programmen, die ich immer offen habe, wenn ich am Rechner bin, also ist das von daher kein Problem.

Und weil es mir regelmäßig passiert: Ich falle immer wieder einmal in Zettelwirtschaft zurück, sodass ich mir doch hin und wieder etwas aufschreibe. Hier empfehle ich einfach, die handgeschriebenen Aufgabenlisten in To Do zu übertragen.

Und nun seid ihr gefragt: Nutzt ihr Tools wie OneNote oder To Do? Vielleicht auch andere? Wie organisiert ihr euren Alltag?

Über den Autor
Lukas Zimmermann
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Ich bin Lukas Zimmermann und interssiere mich sehr für Computer, Technik und alles was dazugehört und fühle mich in der Windows-Welt zu Hause. Ich mache eine Ausbildung zum Fachinformatiker für Systemintegration in einer Bundesbehörde.

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Kommentare
  1. Ich habe es mir schon einige male vorgenommen mir To Do näher anzuschauen. Sollte ich vielleicht langsam mal tun
    Kein Plan wozu ich für jeden Kram ein anderes Programm benutzen soll, kann man doch alles in OneNote machen. Für alles was Datumspezifisch ist gibt es einen Kalender. Für mich machen solche Apps wie To Do absolut null Sinn.
    also ich nutze ToDo schon sehr lange. Es hilft mir sehr dabei meine Aufgabe nicht aus den Augen zu verlieren und arbeitet sehr zuverlässig und synchronisiert auch sehr schnell wenn ich am PC oder am Smartphone etwas ändere
    Wir nutzen to Do für 5 Personen.
    Die Kids und ich bekommen von unserer Chefin. Frau/Mama immer Aufgaben zugeteilt.
    Wir erfüllen diese dann ;)
    Klappt und ist einfach zu verstehen
    Wir nutzen to do auch sehr intensiv seit ca: 1 Jahr, zuvor Wunderlist: Eigene to-dos, berufliche to-dos, Teilen von Listen, Einkaufsliste,...
    Wir pflegen zB eine gemeinsame Einkaufsliste und haben dort zahlreiche Standardprodukte und ähnliches eingetragen. Alles was gekauft werden soll, wird als Favorit markiert (was auch per Suche super funktioniert) und rutscht damit ganz nach oben der Liste. Wenn es im Wagen liegt, wird das Sternchen rausgenommen.
    Leider fehlen mir noch ein paar kleinere Funktionen. Allen voran: Verschieben von Einträgen per Drag and Drop bzw. Touch. Das funktioniert, wenn kein automatisches Sortieren gewählt ist. Sobald man aber zB nach Favoriten sortieren lässt, lassen sich die Favoriten nicht verschieben. Wenn das funktionieren würde, könnte ich noch vor dem Einkauf die Liste der Favoriten so zurechtschieben, dass sie dem Laufweg im Supermarkt entspricht.
    Wir nutzen auch ToDo u. a. für Einkaufslisten. Aber als eine Aufgabe mit den Artikeln als Schritte. Hier lassen sich die Artikel nach Laufweg sortieren/verschieben und an- und abhaken. Und dieses dann für verschiedene Geschäfte. Das Einfügen innerhalb der Liste würde ich mir noch wünschen und eine Gruppierungsfunktion der Schritte.
    Ich hab es auch schon oft versucht zu nutzen. Ich empfinde es immer noch als komplizierter als Wunderlist. Weiß inzwischen auch nicht warum. Auch habe ich seit 6 Monaten Zahnarzttermin drin stehen und mich doch nicht dran gehalten. Zuletzt habe ich eher mal ein Stickynote benutzt.
    Ich organisiere meine ToDo über Outlook, das funktioniert wunderbar und ich brauche nicht noch eine App.
    holm_es
    Wir nutzen auch ToDo u. a. für Einkaufslisten. Aber als eine Aufgabe mit den Artikeln als Schritte. Hier lassen sich die Artikel nach Laufweg sortieren/verschieben und an- und abhaken.

    Genau, bei den Schritten funktioniert das Verschieben. Nur leider gibt es hier wieder keine Favoriten, so dass es kein automatisches Sortieren gibt. Der Vorteil unserer Variante ist ja der, dass wir alles drin lassen können und beim "Schreiben" des Einkaufszettels die benötigten Produkte als Favorit markiert ganz nach oben rutschen ;-)
    Mittlerweile nutze ich "To Do" ebenfalls täglich, aufgeteilt in mehreren Listen. Eine gemeinsame und geteilte Liste für meine Frau und mich gemeinsam, und diverse einzelne für verschiedene Aufgabenbereiche. Möchten ich nicht mehr missen. Ich mag vor allem die einfache Struktur. Auch die Benachrichtigungsfunktion (Aufgaben zugefügt/erledigt) bei geteilten Listen finde ich sehr praktisch.
    Wie der Autor, so hatte ich vorher auch OneNote dafür verwendet. Immer noch ein gutes Tool, aber für derartige Dinge eignet sich "To Do" einfach besser.
    Der Vorteil unserer Variante ist ja der, dass wir alles drin lassen können und beim "Schreiben" des Einkaufszettels die benötigten Produkte als Favorit markiert ganz nach oben rutschen ;-)

    Vom Prinzip her ist es bei uns auch so, es bleibt alles stehen, nur das nichts hoch rutscht, sondern alles an seinem Platz bleibt und durch aktiv, nicht aktiv (Schritt abschliessen) gekennzeichnet wird. Somit bleibt auch der Laufweg erhalten und darum auch jeweils eine Liste pro Geschäft.
    Ich habe versucht, möglichst viel aus OneNote zu übernehmen, auch Dinge, die manchmal vielleicht zu komplex für To Do waren.

    Danke für deinen Erfahrungsbericht.
    Zu obigen Zitat hätte ich eine Frage.
    Bei klassischen Aufgaben in Verbindung mit der klassischen OneNote Desktopanwendung und dem enthaltenden Addin für Outlook, ist es möglich Aufgaben an OneNote zu übergeben. Somit ist es möglich weitere Notizen, Dokumente etc. mit der Aufgabe zu verknüpfen.
    Ist es möglich ToDo`s mit OneNote zu verknüpfen?
    Zwei Anwendungsfälle von mir:
    * ich nutze To-Do auch als Zwischenablage.
    Eben habe ich z.B. bei der Arbeit eine 19MB große Datei an eine Aufgabe angehängt. So bald ich zuhause bin, habe ich sie gleich zur Verfügung.
    Ja, das geht auch z.B. mit OneDrive. Aber bei To-Do kann ich in 1 Sekunde zwischen dem privaten und dem geschäftlichen Konto umschalten.
    * Einkaufsliste
    Ich bin im Laden und meine Frau schreibt in Echtzeit neue Dinge auf den Einkaufszettel.
    Deswegen muss ich oft, wenn ich schon fast an der Kasse bin, 200m bis zum Gemüse zurücklaufen ;-)
    Für mich ist To-Do heute das, was Wunderlist früher war: nicht mehr wegzudenken
    Und Kommentare wie "die App macht null Sinn" machen für mich keinen Sinn.
    Für mich macht es auch null Sinn, sich Lieder von Helene Fischer anzuhören.
    Aber andere mögen das halt.
    chakko
    @reschef: Ich vermute manchen ist OneNote schlicht zu umfangreich. Geht mir genauso.

    Oder OneNote ist schwer erreichbar. Versuch mal eine Aufgabe aus einer Mail zu erstellen, am besten noch mobil.
    Anderes Beispiel. Auf Grund des Umfangs meiner OneNote-Daten lade ich nur dann Daten wenn ich sie benötige. Worauf stößt man häufig in den heiligen Hallen des täglichen Konsums? Auf Funklöcher. Eine ToDo -App hat in der Regel nicht viele Daten und synchronisiert sich unauffällig im Hintergrund. Für OneNote muss ich vorher den Abschnitt öffnen damit es synchronisiert. Ein nicht synchronisierter Abschnitt im Funkloch ist dann so hilfreich wie eine Brauanleitung in der Wüste.
    Eine einfache Aufgabenanwendung ist einfach einfacher und ich möchte nicht vorher (evtl auf einem Parkplatz) daran denken müssen OneNote zu synchronisieren nur weil ich einkaufen möchte und mir im Laden die Erinnerung abhanden kommt. Was passieren kann wenn man die hübsche Metzgereifachverkäuferin sieht.
    Ich wollte mir das auch mal ansehen, aber mein Konto wird abgelehnt da kein Exchange Online aktiv ist. Komisch...
    Was mich übrigens tierisch nervt, sind die beschränkten Möglichkeiten des Aufschubs in den Push-Benachrichtigungen. Da fehlt mir mindestens: Morgen erinnern. Ich habe schon öfters Benachrichtigungen gehabt, die sehr ungünstig hereinpurzelten, die ich gern ein paar Stunden später bearbeitet hätte. Aber jedes Mal in die App rein? Hm....
    Ich übersehe leider manchmal Aufgaben, weil die App (zumindest unter iOS) einfach kein Badge anzeigt. Keine Ahnung warum das nicht eingebaut wird, die Erinnerungen selbst gehen einfach zu leicht unter.
    Wie handhabt ihr das? Vielleicht mache ich ja etwas falsch.
    Die Krönung wäre es, wenn Microsoft endlich auch die Outlookaufgaben von FirmenExchange (auf Android) synchronisieren könnte.
    Da Wunderlist ja nun bald am Ende ist, habe ich heute begonnen, den Umzug zu ToDo zu beginnen.
    @MuchoGrande, #19
    Als iOS-Neuling weiß ich zwar nicht, ob das immer so ist oder nur eine "glückliche" Fügung...
    Jedenfalls gleichen sich Todo und die Apple App Erinnerung ab!
    Diese habe ich auf die Widgets Seite ganz oben gesetzt.
    So habe ich die TODOs mit aktuellem Fälligkeitstermin im Blick.
    TODOs mit Erinnerung werden über die App Erinnerung dann auch mit ausgewählten Sound und Vibration präsentiert.
    ...kann man in der iOS App nicht auf einen Kommentar antworten?
    BTW:
    Mit dem neuen iPhone fühle ich mich wie ein Handy-Anfänger - muss doch einiges neu lernen nach vielen Jahren Windows Phone/10 mobile...
    Früher auf meinem Lumia 950 nutzte ich Cortana, um mich an Termine wie Zahnarzt etc. zu erinnern. Seit Mai 2019 baue ich mit meiner Frau ein Haus, seitdem nutze ich To-Do intensiv! Nicht nur, um an Handwerker Termine erinnert zu werden, auch um ,,Wenn das, dann das" Erinnerungen zu setzten. Beispiel: Wenn Estrich gelegt wird, sofort um Hausanschluss kümmern. Tausend Dinge, die auch so beiläufig dabei anfallen. An die ich unbedingt denken, oder die ich noch erledigen muss. Dabei ist mir To-Do lieber, als ein Notizblock. Ich habe den Ordner Hausbau angelegt, in den ich penibel notiere, was zu tun ist, Termine und Tipps von Handwerkern, wie ich was wann zu erledigen hab. Würd ich das alles in einen Block oder Buch kitzeln, hät ich schon längst die Übersicht verloren.
    DetAp
    Die Krönung wäre es, wenn Microsoft endlich auch die Outlookaufgaben von FirmenExchange (auf Android) synchronisieren könnte.

    Microsoft stellt alle erforderlichen Funktionen hierzu bereit. Lediglich ein Client seitens Microsoft fehlt. Mit Anwendungen wie Nine oder BBHub ist die Synchronisation der Exchangeaufgaben problemlos möglich.
    Schön wäre es daher, wenn die ToDo App um diese Clientfunktion erweitert werden könnte. Das wird jedoch nicht geschehen, da Microsoft es nicht erlaubt das die 365 Services mit Hauseigenen On-Prem Serverangeboten kuscheln..
    also ich habe zwei Exchange-Zugänge und mein normales MS-Konto in ToDo integriert
    und es werden alle drei synchronisiert
    oder verstehe ich da mit FirmenExchange da was falsch?
    Damit wird womöglich eine On-Premise Lösung gemeint sein, oder ein dritter Hoster.
    ToDo unterstützt ledig die hauseigene Angebote um Office 365.
    Es gibt nicht wenige Unternehmen die einen anderen Servicepartner mit Microsoftprodukten unter Vertrag haben. Diese haben von den ganzen Service-Angeboten kaum etwas.
    Wenn Microsoft so weiter denkt, brechen ihnen hier die Microsoftpartner weg. Ob sich von deren Kunden alle einem 365 Monopol unterwerfen, ist besonders fraglich.
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