Microsoft Office: Neue Datenschutz-Einstellungen für mehr Transparenz

Microsoft Office: Neue Datenschutz-Einstellungen für mehr Transparenz

Mehr Kontrolle über die Daten, die bei der Nutzung von Microsoft Office online verarbeitet werden, hat Microsoft versprochen. Mit einem Update hat man dieses Versprechen nun eingelöst, begleitende Blogposts erläutern die Änderungen und deren Bedeutung. Bei den so häufig diskutierten Telemetriedaten zeigen sich die Remonder kompromissbereit, ganz verzichten will man darauf aber auch in Zukunft nicht.

Beginnen wir mit den neuen Einstellungen. Unter Datei/Office-Konto findet man den Punkt „Kontodatenschutz“:

Office-Datenschutzeinstellungen

Klickt man darauf, öffnet sich ein Overlay, in dem man die verschiedenen Optionen findet, die sich an- und abschalten lassen. Ich zähle sie zunächst nur auf, anschließend gehe ich darauf ein:

  • Optionale Diagnosedaten
  • Analyse von Inhalten
  • Zugriff auf Online-Inhalte
  • Alle Online-Funktionen

Office-Datenschutzeinstellungen
Office-Datenschutzeinstellungen
Office-Datenschutzeinstellungen

Telemetriedaten

Über die Telemetriedaten, die Microsoft zu Diagnosezwecken sammelt, wird immer wieder kontrovers diskutiert, sowohl was Windows 10 als auch Office betrifft. Immer wieder nehmen Datenschützer Microsoft ins Visier und fordern Nachbesserungen. Ich persönlich halte diese Diskussionen für übertrieben, habe mich aber auch schon öfter gefragt, warum man nicht einfach einen Schalter anbietet, der standardmäßig an ist und auf Wunsch ausgeschaltet werden kann. Da sich die meisten Nutzer um solche Dinge nicht kümmern, würden die Redmonder mutmaßlich gar nicht so viel weniger Daten erhalten.

Die neuen Einstellungen bringen einen Kompromiss, ähnlich wie bei Windows 10. Bestimmte Diagnosedaten, die Microsoft für unerlässlich hält, um Fehler und Probleme schnell zu erkennen, lassen sich nicht deaktivieren. Im zugehörigen Blogpost erläutert Microsoft das zwar nicht bis ins Details, erklärt aber, dass auf diesem Weg beispielsweise Informationen über Erfolg oder Misserfolg einer Update-Installation übertragen werden.

Die optionalen Diagnosedaten, die sich jetzt abschalten lassen, beinhalten Informationen zur Nutzung, also beispielsweise darüber, wie oft man bestimmte Funktionen nutzt oder ob man seine Daten lokal oder in der Cloud speichert. So will Microsoft das Verhalten seiner Nutzer besser verstehen und diese Erkenntnisse in die Weiterentwicklung einfließen lassen. Es wird betont, dass diese Daten niemals persönliche Informationen wie Namen, Mailadressen oder den Inhalt von Dateien enthalten.

Online-Funktionen

Microsoft bezeichnet Office als einen „verbundenen Dienst“, der nur durch die Online-Funktionalitäten sein volles Potenzial entfaltet. Gleichwohl ist es jetzt möglich, diese Funktionen zu deaktivieren, wenn man als Nutzer Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes hat.

Templates, Bilder, Videos, 3D Modelle und weitere Inhalte können bei der Arbeit mit Office online gesucht und direkt in die Arbeit eingefügt werden. Auch die Office-Hilfe aktualisiert sich automatisch online. Wer bei „Erfahrungen, die Onlineinhalte herunterladen“ das Häkchen entfernt, verhindert das automatische Nachladen solcher Inhalte.

Der Punkt „Erfahrungen, die ihre Inhalte analysieren“ ist zweifellos der wesentlich sensiblere. Office kann auf Basis der Inhalte von Dateien Vorschläge zur Bearbeitung geben oder Design-Ideen beisteuern. Da ich der schlechteste PowerPoint-Folienmaler auf diesem Planeten bin, nutze ich beispielsweise den PowerPoint-Designer mit großer Begeisterung, der bei Deaktivierung dieser Option seinen Dienst einstellen würde.

Der letzte Punkt ist der „Paranoia-Modus“ – hier werden alle Online-Funktionen abgeschaltet, dann kann man auch keine Dateien mehr in der Cloud speichern oder Kollaborations-Funktionen wie das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten nutzen. Es gibt natürlich essentielle Online-Funktionen, die sich nicht deaktivieren lassen, wie zum Beispiel das Herunterladen von Updates oder die Überprüfung der Office-Lizenz. Fast schon scherzhaft klingt der Hinweis, dass man auch weiterhin E-Mails abrufen und verschicken kann, wenn man alle Online-Features abschaltet.

Datenschutz auf allen Plattformen – halbjährlicher Transparenz-Bericht

Die oben erwähnten neuen Datenschutz-Funktionen stehen aktuell nur unter Windows zur Verfügung, werden aber im Lauf des Jahres auf alle Plattformen ausgeweitet, auf denen Microsoft Office verfügbar ist.

In einem weiteren Blogpost kündigt Microsoft außerdem an, halbjährlich einen Transparenzbericht vorzulegen, in dem man unter anderem darlegen wird, welche datenschutzrelevanten Änderungen man an seinen Produkten vorgenommen hat.

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Über den Autor
Martin Geuß
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Ich bin Martin Geuß, und wie unschwer zu erkennen ist, fühle ich mich in der Windows-Welt zu Hause. Seit mehr als zwölf Jahren lasse ich die Welt an dem teilhaben, was mir zu Windows und anderen Microsoft-Produkten durch den Kopf geht, und manchmal ist das sogar interessant. Das wichtigste Motto meiner Arbeit lautet: Von mir - für Euch!
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