Microsoft To Do: Teilen von Listen zwischen privaten und geschäftlichen Konten verfügbar

Eine bereits für Sommer 2020 angekündigte Funktion in Microsoft To Do ist jetzt für alle Nutzer verfügbar: ToDo-Listen aus privaten Microsoft-Konten können mit Schul- oder Geschäftskonten geteilt werden. Umgekehrt funktioniert es allerdings nicht, auch das Teilen zwischen verschiedenen Geschäftskonten ist weiterhin nicht möglich.

Wer To Do sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke nutzt und in der App nicht immer wieder zwischen den beiden Konten umschalten möchte, kann die Listen aus dem privaten Konto auf diesem Weg in sein geschäftliches Konto integrieren und hat so eine Ansicht für alle Aufgaben. Wer viele Listen pflegt, hat allerdings ein wenig Arbeit for sich, die Freigabe kann nämlich nicht pauschal für das gesamte Konto erfolgen, jede Liste muss einzeln geteilt werden.

Und so funktioniert es:

Zuerst klickt man in der To Do App rechts oben das kleine Icon zum Teilen an, im nächsten Schritt erstellt man den Einladungslink, den man anschließend kopiert oder per E-Mail direkt an den Empfänger versendet. Man beachte den Hinweis, dass es keine personalisierte Einladung ist, jeder mit dem Link erhält Vollzugriff auf die geteilte Liste.

Aus diesem Grund ist ein weiterer Hinweis wichtig: Wenn die eingeladenen Personen (es können selbstverständlich mehrere sein) der Liste beigetreten sind, empfiehlt es sich, den Teilen-Dialog erneut aufzurufen und unter „Zugriff verwalten“ die Option „Zugriff auf aktuelle Mitglieder beschränken“ zu aktivieren. Dadurch wird der Einladungslink ungültig.

Ich habe ein paar Listen aus meinem persönlichen Konto für mein geschäftliches Konto freigegeben und wenig mit der Funktion experimentiert. Egal von welchem Konto aus ich Aufgaben erstellt, bearbeitet, gelöscht oder als erledigt markiert habe, die Synchronisation erfolgte jeweils in unter zwei Sekunden. Als ich den Zugriff anschließend wieder entzog, verschwanden die Listen auch augenblicklich aus meinem geschäftlichen Konto. Soweit ich das auf die Schnelle also nachvollziehen konnte, funktioniert das also zuverlässig.

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