Microsoft verbessert Datenschutz bei der Produktivitätsbewertung in Office 365/Microsoft 365

Microsoft verbessert Datenschutz bei der Produktivitätsbewertung in Office 365/Microsoft 365

In den letzten Tagen hat sich Kritik an einer Funktion in Office 365 bzw. Microsoft 365 gehäuft, die sich „Productivity Score“ nennt, in der deutschen Version heißt sie „Produktivitätsbewertung“. Microsoft hat darauf nun reagiert und Verbesserungen beim Datenschutz angekündigt.

Bevor wir dazu kommen, muss ich ein wenig ausholen, denn die Geschichte ist durchaus ein bisschen kurios. Diese Funktion ist nämlich alles andere als neu, darum habe ich mich zunächst gefragt, warum sie so plötzlich zum Gesprächsthema wird. Ich fand heraus, dass Microsoft in letzter Zeit die Werbetrommel dafür rührt, unter anderem mit diesem Blogpost von vor etwa einem Monat. Die plötzliche Aufmerksamkeit für das Thema war also durchaus erwünscht – wenn auch nicht unbedingt mit diesem Resultat.

Ich habe das Thema hier zunächst nicht aufgegriffen, weil es für deutsche Kunden im Grunde nicht relevant ist. Aktivitäten der Mitarbeiter in irgendeiner Form zu überwachen und auszuwerten, ist mit deutschem Recht nicht vereinbar. Die Produktivitätsbewertung ist standardmäßig inaktiv, sie muss vom Administrator also explizit eingeschaltet werden. Wer das hierzulande tut, steht quasi schon mit einem Bein im Gerichtssaal.

Was ist die Produktivitätsbewertung eigentlich?

Diese Bewertung soll Firmen einen Überblick darüber geben, wie die Tools und Dienste von Microsoft 365 innerhalb des eigenen Unternehmens genutzt werden (eine ausführliche Beschreibung kann man direkt bei Microsoft nachlesen). In die Auswertung fließen Daten aus den folgenden Programmen und Diensten ein: Exchange, SharePoint, OneDrive, Microsoft Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Yammer und Skype.

Die Idee dahinter ist eine grundsätzlich gute – man kann herausfinden, wo man bei der Ausnutzung der sich bietenden Möglichkeiten und Funktionen bereits gut unterwegs ist und wo es vielleicht noch Schwächen gibt. Oftmals sind die Mitarbeiter bei der Einführung neuer Technologien überfordert oder sie hängen in alten Gewohnheiten fest, solche Auswertungen können also absolut hilfreich sein, um beispielsweise Schulungen zu planen oder die entsprechenden Tools im eigenen Unternehmen stärker zu bewerben.

Der große Nachteil ist andererseits, dass man damit aber auch allerlei Unsinn anstellen kann. Man sieht eben nicht nur, wann ein Mitarbeiter womit gearbeitet hat, sondern auch, wann er das nicht getan hat. Die Produktivitätsbewertung ist sozusagen ein permanenter digitaler Schulterblick.

Schreckliche Vorstellung. Vielleicht bin ich da auch altmodisch, aber ich bin der Meinung, dass es solche Tools nicht geben darf.

Personenbezug soll wegfallen

Als Reaktion auf die Kritik hat Microsoft nun angekündigt, jeglichen Personenbezug aus der Bewertung zu entfernen. Jegliche Auswertungen hinsichtlich Kommunikation, Meetings, Zusammenarbeit an Dokumenten und anderen Tätigkeiten werden keine Informationen mehr zu einzelnen Benutzern enthalten, sondern auf Unternehmensebene aggregiert. Außerdem will man die Oberfläche innerhalb des Microsoft 365 Admincenters optimieren, damit es unmissverständlich klar wird, dass es sich hier nicht um ein Programm zur Überwachung der Mitarbeiter handelt.

Die angekündigten Maßnahmen sind zu begrüßen und die Auswertungen sollten ihren grundsätzlichen Zweck damit immer noch erfüllen.

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Martin Geuß
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Ich bin Martin Geuß, und wie unschwer zu erkennen ist, fühle ich mich in der Windows-Welt zu Hause. Seit mehr als zwölf Jahren lasse ich die Welt an dem teilhaben, was mir zu Windows und anderen Microsoft-Produkten durch den Kopf geht, und manchmal ist das sogar interessant. Das wichtigste Motto meiner Arbeit lautet: Von mir - für Euch!
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