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Notion: Die bessere Alternative zu OneNote?

Notion: Die bessere Alternative zu OneNote?

Die aktuelle Corona-Pandemie hat nicht nur zahlreiche Auswirkungen auf die allgemeine Wirtschaft, sie hat besonders auch im Technologiebereich einigen Unternehmen einen Aufschwung beschert, mit dem man vorher so nicht gerechnet hatte. Während Zoom bei den Videokonferenzen als einer der großen Gewinner vom Platz ging, konnte mit Notion ein anderer Dienstleister für Notizen besonders punkten. Die Software nimmt einerseits etablierten Projekten wie Evernote gerade Nutzer ab, andererseits wird sie gerade durch YouTuber aus den unterschiedlichsten Bereichen enorm gepusht und scheint auch besonders bei Schülern und Studenten einen gewissen Stellenwert erreicht zu haben.

Die Frage ist: Verdient Notion dieses Vertrauen eigentlich oder gibt es gewisse Punkte, die man beachten sollte? Ich hatte mir Notion in den vergangenen Wochen einmal genauer angesehen und mir die Frage gestellt, ob es auch ein Ersatz oder zumindest eine gute Ergänzung zu OneNote ist, wenn man sich bereits im Microsoft-Ökosystem bewegt. Dabei wurde aber relativ schnell klar, dass Notion vor allem in einem wesentlichen Bereich ganz erhebliche Probleme aufweist: der Sicherheit.

Was ist Notion?

Notion ist zunächst einmal kein neues Produkt, sondern das dahinter stehende Unternehmen Notion Labs Inc. mit Sitz in San Francisco wurde bereits 2012 gegründet. Während es in den vergangenen Jahren meistens unter dem Radar blieb und das bekannte Duopol aus Evernote und OneNote weiterhin die Schlagzeilen dominierte, erlangte es ähnlich wie Zoom während der Pandemie im letzten Jahr plötzlich eine größere Aufmerksamkeit. Man konnte beobachten, wie YouTuber aus den verschiedensten Bereichen wie Produktivität, Technik oder Organisation den Dienst pushten und ihm teilweise öfter eigene Videos widmeten. Der Wechsel bei Evernote zu Electron scheint das zusätzlich noch beschleunigt zu haben.

Das Konzept von Notion ist dabei nicht grundsätzlich neu, sondern setzt auf einer hierarchischen Baumstruktur auf, wie wir sie schon lange von Projekten wie CherryTree oder CUEcards kennen. Außerdem hostet Notion seinen Dienst ähnlich wie Bitwarden, die hierfür Microsoft Azure nutzen, nicht selbst, sondern greift auf die Amazon Web Services zurück. Für Privatnutzer sind die meisten Funktionen kostenlos, was sicherlich auch zu seiner steigenden Popularität beigetragen hat. Ein zusätzlicher Personal Pro-Plan, der aktuell 4 USD im Monat kostet, bietet zusätzlich eine Versionshistorie und hebt das Limit bei den Dateiuploads (sonst 5 MB) und den Gästen (sonst maximal 5) auf.

Notion Screenshot

Welche Funktionen unterstützt Notion?

Viele Funktionen von Notion gehören zum üblichen Standard. Neben Apps für iOS und Android gibt es auch Desktop-Apps für Windows und Mac sowie eine Webversion. Außerdem stehen für Firefox, Safari und Chromium-Browser entsprechende Web Clipper zur Verfügung. Notion kann aus der Anwendung heraus mit Google Drive, Asana, Trello und Evernote verbunden werden und unterstützt bei den einzelnen Seiten einen Export als HTML, PDF oder Markdown. Hinzu kommen Funktionen wie eine Suche, ein dunkler Modus, zahlreiche Möglichkeiten der Personalisierung wie Templates oder Cover-Bilder (Notion hat hierfür auch Unsplash direkt integriert) und Benachrichtigungen.

Spannend wird es bei Notion dann, wenn man sich mit dem Blocksystem auseinandersetzt, das der Software zugrunde liegt. Unter anderem mit einem „/“ kann das entsprechende Menü in einer Seite aufgerufen werden und spätestens hier spielt Notion mit seiner Flexibilität seine große Stärke aus. So können unter anderem Aufzählungen, Listen, Galerien, Kanban Boards, Kalender, Tabellen, Formeln, Zitate und Einbindungen aus anderen Diensten wie Twitter, GitHub, Figma oder Google Maps in eine Seite integriert werden. Der eigenen Gestaltung sind hier im Grunde also keine Grenzen gesetzt.

Notion Screenshot

Wie problematisch ist die Sicherheit bei Notion?

Während Notion mit seiner Flexibilität absolut punkten kann, überschreitet es mit einer der schlechtesten Umsetzungen, die ich bisher im Bereich der Sicherheit gesehen habe, gleich mehrere tiefrote Linien. Zwar gibt es in den Enterprise-Plänen zusätzliche Funktionen, in die man als Unternehmen investieren kann, das kleine Einmaleins der Kontensicherheit für Privatnutzer ist Notion aber völlig fremd. Funktionen wie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, mit denen man als Nutzer auch proaktiv etwas für die eigene Sicherheit tun kann, gibt es schlicht und einfach nicht, sodass außer einem hoffentlich starken Passwort keine weitere Absicherung vorhanden ist.

Noch problematischer ist, dass Notion die Möglichkeit hat, dass Mitarbeiter zeitweise auf die Notizen im eigenen Workspace zugreifen können, um Support zu leisten. Das muss man als Nutzer zwar aktiv erlauben und kann den Zugriff auch jederzeit wieder entziehen, aber das ändert nichts daran, dass diese Funktion Potenzial für Missbrauch bietet. Grundsätzlich braucht es nur einen illoyalen Mitarbeiter oder einen Bug in der Funktion, um die Lawine ins Rollen zu bringen. Wie beispiellos so etwas werden kann, hat unter anderem auch der Twitter-Hack aus dem vergangenen Jahr gezeigt. Der Fehler lag auch hier teilweise im Backend bei Twitter selbst.

Abgerundet wird der schlechte Eindruck durch viele Kleinigkeiten. So hat Notion zwar eine Transportverschlüsselung, aber die Sicherheit wird ansonsten bewusst herabgesetzt, um Features wie die Suche nicht chronisch zu verlangsamen. Ansonsten verspricht Notion zwar, die Nutzer binnen 72 Stunden über Datenpannen zu informieren und unternimmt unter anderem in jedem Quartal ein entsprechendes Audit sowie regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter. Das alles kann aber Möglichkeiten für die Nutzer, um proaktiv tätig zu werden, nicht ansatzweise ersetzen, und Vertrauen in den Leumund von Notion darf keine Voraussetzung sein.

Wie geeignet ist Notion für Umsteiger von OneNote?

Betrachtet man alleine die Sicherheit, steht es außer Frage, dass Microsoft die Nase hier meilenweit vorne hat, denn für den Microsoft-Account, in den OneNote integriert ist, gibt es hier zahlreiche Möglichkeiten. Was die Flexibilität angeht, sieht es dann schon etwas anders aus. Die Situation bei OneNote ist nicht ganz mit Notion vergleichbar, denn man muss die Software hier vielmehr als Teil eines Ökosystems sehen, zu dem auch noch andere Projekte wie Microsoft To Do, Microsoft Whiteboard oder die Microsoft Sticky Notes gehören. Es zeigt aber auch, dass Microsoft für die Prosumer, die sie im Privatbereich ja ansprechen wollen, noch wesentlich mehr Synergien schaffen könnten, wenn sie bei Microsoft 365 mehr zu den Consumern durchreichen würden.

Mein persönliches Interesse lag vor allem im Blocksystem, mit dem man auch Funktionen wie die Kanban-Boards unter einer einheitlichen Oberfläche einbinden kann, um das Projektmanagement und ähnliche Sachen zu verbessern. OneNote kann das so in der Form einfach nicht, aber gleichzeitig hat Microsoft mit Planner einen entsprechenden Dienst für Unternehmenskunden, der diese Lücke schließen könnte. Eine Consumer-Version von Microsoft Planner steht für Microsoft 365 für Consumer schon länger ganz oben auf meiner Wunschliste und die Redmonder könnten hier auch eine Integration in OneNote vorantreiben, ähnlich wie sie das an anderer Stelle schon mit dem Microsoft Translator oder dem Microsoft Editor durchgezogen haben.

Was ich für mich aus diesem Experiment vor allem mitgenommen habe, sind neue Ideen, wie ich mein Setup in OneNote an sich und für die Produktivität im Allgemeinen an vielen Stellen nochmal etwas besser machen kann, und dass ich OneNote – und das schließt die klassische Desktop-App ausdrücklich mit ein – zusammen mit den Synergien im Microsoft-Ökosystem noch mehr zu schätzen gelernt habe.

Notion Screenshot

Ist Notion jetzt also das bessere OneNote?

Die Frage kann man, wenn man sich nur auf die herausragende Flexibilität von Notion konzentriert, letztlich nur schwer beantworten. Wenn man sich im Microsoft-Ökosystem bewegt und die Synergien hier wirklich besser ausreizt, dann ist die Antwort ziemlich sicher ein klares Nein. Microsoft kann hier an einigen Stellen noch Sachen besser machen, aber ähnlich wie Apple oder auch Google stellen die Redmonder für den normalen Nutzer eigentlich alles zur Verfügung, was er für seine Produktivität braucht. Notion zeigt dann seine Stärke, wenn man wirklich agnostischer an die Sache rangehen will, aber selbst dann sollte die lausige Umsetzung bei der Sicherheit ein klarer Gradmesser sein, ob man Notion seine Daten wirklich anvertrauen will.

Ich habe selbst nicht wirklich viel in Notion gemacht, der Großteil war und ist immer noch in OneNote und es gab auch nie den Plan, dass Notion OneNote in irgendeiner Weise ersetzen soll. Gleichwohl werde ich mich auch aufgrund der problematischen Sicherheit in Kürze von Notion verabschieden. Einerseits wird OneNote bei mir eine größere Überarbeitung erfahren, andererseits habe ich Obsidian, RemNote und Joplin, über das ich an dieser Stelle schon mal einen Beitrag geschrieben habe und der neben Markdown mittlerweile auch um einen klassischen Editor ergänzt wurde, noch drei andere Kandidaten im Blick, die allesamt eine wesentlich bessere Basis für Datenschutz und Datensicherheit vorweisen und mich in den beiden Bereichen Projektmanagement und vor allem Lernen, wo OneNote eben wegen meinem Setup nicht ganz so gut ist, noch besser unterstützen können.

Abschließend möchte ich euch, wenn euch die englische Sprache nichts ausmacht, noch ein Video der YouTuberin harshibar ans Herz legen, die die Probleme mit Notion auch nochmal sehr gut zusammenfasst. Für weitere Fragen stehe ich in den Kommentaren natürlich zur Verfügung.

Über den Autor

Kevin Kozuszek

Kevin Kozuszek

Seit 1999 bin ich Microsoft eng verbunden, daneben schlägt mein Herz aber auch für die OpenSource-Welt, wo mein besonderes Interesse der Mozilla Foundation gilt. Wenn ich mich mal nicht mit Technik beschäftige, tauche ich gerne in die japanische Kultur mit all ihren Facetten ab oder widme mich einem meiner zahlreichen anderen Hobbies.

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