Outlook KI und Du: 3-fach effizienter Meetings planen dank KI

Outlook KI und Du: 3-fach effizienter Meetings planen dank KI

In diesem Gastbeitrag stellt euch Thino Ullmann eine Möglichkeit vor, mit Outlook und Office 365 Business effizienter Meetings zu planen.

Meetings zu planen ist ja so aufwändig! Vorbereitung, Nachbereitung, das ewige Hin und Her per Mail mit den Teilnehmern. Zum Glück hat Microsoft dieses lästige Problem erkannt. Mit 3 einfachen Tipps sparst Du Dir die Zeit – dank künstlicher Intelligenz, die Dir einfache Aufgaben abnimmt.

Alles, was Du dafür brauchst, ist Microsoft Outlook in Verbindung mit Office 365.

  • Wer profitiert von den neuen Funktionen?
  • Herausforderung: Terminfindung
  • Herausforderung: Vor-/ Nachbereitung
  • Herausforderung: Antworten auf die Meeting-Einladung
  • Roadmap: Wann sind die neuen Funktionen verfügbar?

Wer profitiert von den neuen Funktionen?

Eine einfache Antwort: Jeder, der regelmäßig mit Meetings zu tun hat!

Etwas genauer: Die Tools richten sich einerseits an Meeting Planner, die Meetings mit mehr als zwei Teilnehmern organisieren. Wenn es sich nur um ein Geschäftsessen mit einem Partner handelt, wirst Du nicht großartig von der Zeitersparnis profitieren.

Andererseits sparst Du Dir und auch den Teilnehmenden viel Stress. Etwa, wenn Du Dich auf ein Meeting vorbereiten oder dieses nachbereiten musst.

So gestalten die in diesem Blogbeitrag genannten KI Tools den Prozess vor und nach den Meetings effizienter – für Planer und für Teilnehmer zugleich.

Wie kann ich die Tools nutzen?

Wie anfangs erwähnt, benötigst Du lediglich einen Outlook-Online Account. Hier findest Du Teile der Tools mit dem neuesten Update – andere werden mit der Zeit ausgerollt.

Nutzt Du die lokal installierte Version von Outlook, musst Du Dich gedulden. Wahrscheinlich werden die Funktionen dort in Zukunft verfügbar sein. Ob und wann das der Fall ist, steht aber noch in den Sternen.

Die einzige Alternative im Moment: Outlook-Online nutzen!

Herausforderung: Terminfindung für ein Meeting

Den richtigen Termin für ein Meeting zu finden, ist oftmals sehr schwer. Entweder sendest Du mit Deinen Teilnehmern dauerhaft Mails hin und her, um den passenden Termin zu finden. Oder Du nutzt ein Planungstool wie Microsoft FindTime, oder nur den Microsoft Outlook Kalender. Egal, für welche Herangehensweise Du Dich entscheidest, es bleibt komplex!

Wäre es nicht viel einfacher und effektiver, wenn Du direkt bei der Planung den richtigen Tag und die richtige Uhrzeit vorgeschlagen bekommen würdest, an dem alle Zeit haben?

Die Lösung: Intelligente Zeitvorschläge & Location

Die neue Office Outlook Online AI Funktion schlägt Dir direkt Termine vor, an denen alle Teilnehmer Zeit haben. Natürlich müssen dafür die Kalender der Kollegen gepflegt sein – was natürlich fast nie der Fall ist. Vielleicht erkennen aber auch Ihre Kollegen den Mehrwert dieser Funktion und pflegen ihre Kalender nun gewissenhafter!

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Wenn es sich nicht um ein reines Online Meeting handelt, kann es ebenfalls eine Herausforderung darstellen, den richtigen Besprechungsort zu finden. Hier unterstützt Microsoft 365 bzw. Office 365 innerhalb von Outlook Online mit der Funktion „Suggested locations“. Sie unterstützt Dich dabei, sich schneller treffen zu können. Jede vorgeschlagene Meeting-Location kommt mit Details wie Adresse, Geschäftszeiten und Kontaktinformationen.

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Herausforderung: Vorbereitung auf ein Meeting

„In 10 Minuten steht ein Meeting an“. Jeder kennt die Panik, die mit völlig vergessenen Besprechungen einhergeht. Jetzt ist die Zeit zu knapp, um sich richtig vorzubereiten. Was nun?

Es steht am nächsten Tag ein wichtiges Meeting an, Du hast aus Deiner Sicht alle wichtigen Informationen zusammengetragen, aber eine Frage hält Dich davon ab, Dich auf die nächste Aufgabe zu konzentrieren. Habe ich etwas übersehen?

Die Lösung: Meeting Insights

Basierend auf der Office 365 AI Technologie (Office Graph) empfiehlt Dir Outlook Online mit der Funktion Meetings Insights im Vorfeld eines Meetings Informationen, die im Kontext zu diesem stehen.

Diese Informationen haben folgenden Ursprung und sind personalisiert auf Dich zugeschnitten:

  • E-Mails inklusive Anhänge, die im Zusammenhang zu dem Meeting stehen.
  • Daten aus OneDrive for Business.
  • SharePoint Daten, auf die Du Zugriff hast.

Dank der künstlichen Intelligenz von Microsoft 365 und Office 365 in Verbindung mit Outlook Online und Meeting Insights weißt Du nun früh genug, auf was Du Dich vorbereiten musst. Und selbst, wenn Du den Termin vergessen hast, hast Du nun alle wichtigen Informationen auf einen Blick, um Dich wenigstens kurz vorbereiten zu können.

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Tipp: Mit Meeting Insights Besprechungen nachbereiten

„Nach dem Meeting ist vor dem Meeting“. Auch bei der Nachbereitung unterstützt Dich Meetings Insights mit der Intelligenz von Office 365 AI. Die oben genannten Informationen werden dann beispielsweise mit geteilten Daten aus der Besprechung in Form von Besprechungsnotizen etc. angereichert.

Herausforderung: Antworten auf eine E-Mail mit einer Meeting-Einladung

Immer wieder wird im Rahmen einer E-Mail Konversation nach einer kurzen Abstimmung gefragt. Was dann passiert, ist alltäglich zeitraubende Routine für Viele von uns: „Sehr geehrte Frau xxx. Ja, ich komme. Vielen Dank für die Einladung. Mit freundlichen Grüßen, xxx“. Und das mehrmals am Tag, vor jedem Meeting – muss das sein?

Die Lösung: Suggested Reply – Halbautomatisiert antworten

Ab jetzt kannst Du Dir das nervige Antworten sparen. Outlook schlägt Dir automatisch vor, wie Du antworten könntest. Doch das ist bereits jetzt möglich. Was ist neu?

Die Antwort lautet „Suggested reply with a meeting“. Die Funktion ist der nächste logische Schritt. Sobald Outlook erkennt, dass eine Meeting-Einladung in Deinen Terminkalender passt, blendet es die passende Antwort als Option ein. Jetzt musst Du nur noch auswählen – den Rest erledigt Outlook fast alleine.

Übrigens: Das funktioniert auch bei offenen Fragen. Ein Beispiel siehst Du im Screenshot. Du wirst gefragt, wann Du für ein Meeting Zeit hast. Outlook kennt die Antwort und fügt bei der Planung des Meetings bereits die wichtigsten Informationen in die Einladung ein.

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Roadmap: Wann sind die neuen Funktionen verfügbar?

Microsoft rollt diese neuen Funktionen aktuell zuerst für Outlook-Online (Outlook Web-App) aus, weshalb sie auch nur über das Outlook Web-Frontend genutzt werden können.

Ob und wann diese Funktionen ebenfalls in der lokalen Outlook Version zur Verfügung stehen sollen, ist aktuell noch unklar. Denn Microsoft will erst einmal das Feedback aus der Online Version abwarten.

Solltest Du aktuell noch keinen Zugriff auf die neuen Funktionen haben, kann es entweder daran liegen, dass diese noch nicht für deine Office 365/ Microsoft 365 Organisation ausgerollt wurden. Oder diese müssen noch innerhalb von Office 365/ Microsoft 365 aktiviert werden.

Schau Dir gerne auch einen meiner letzten Artikel an: „Outlook App Lifehack: Terminanfragen schnell & ohne PC beantworten“ um noch produktiver mit Microsoft Office 365 arbeiten zu können.

Über den Autor
Dr. Windows
Dies ist der allgemeine Redaktions-User von Dr. Windows. Wird verwendet für allgemeine Ankündigungen und Gastartikel

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Kommentare
  1. Schön erklärt, danke für diesen Artikel.
    Ich bin bei Office 365 immer etwas verwirrt wegen der DSGVO. Eigentlich ist dieses im Artikel beschriebene doch genau so etwas, was man eigentlich nicht oder noch nicht tun darf/soll? Zumindest nicht im Business-Bereich. So sicher bin mir da aber auch nicht und hoffe nichts falsches hier zu verbreiten.
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