Einmal schreiben, zigmal drucken mit unterschiedlichen Adressen als Papierpost oder eMail.
Wer kennt es nicht, ein größeres Ereignis steht an und es müssen mehrere Einladungen, oder sonstige „Rundschreiben“ geschrieben, gedruckt und verteilt werden. Das Schreiben des eigentlichen Briefes ist dabei wohl noch das „geringere Übel“, denn es müssen auch die verschiedenen Adressaten beachtet werden. Um vor dem drucken nicht jeden Empfänger, evtl. auch noch die Anrede einzeln, in das Dokument einzufügen, muss eine Adressdatei angelegt werden. Das erfordert etwas Aufwand, aber es lohnt sich zumindest bei einer größeren Anzahl. Zumal diese Datei sich ja nicht nur für Serienbriefe verwenden lässt, sondern ebenso für Umschläge, Etiketten und auch eMails, sofern MS Outlook zur Verfügung steht.
Ohne Datenquelle kein Seriendruck, also beginnen wir mit dem Anlegen der Datenbank. Erst dann lässt sich die Schaltfläche „Sendungen“ vollends nutzen.
Wenn nicht alle Felder benötigt werden, lassen sich die Spalten nach Belieben anpassen. Die Position eines jeden Feldes kann verschoben werden. Soll da Dokument als eMail mit MS Outlook verschickt werde, muss natürlich auch die Emailadresse in dem Datensatz eingetragen werden.
Anmerkung: Die Maus an den rechten Rand des Fensters setzen, sodass der Doppelpfeil zu sehen ist um dann das Fenster beliebig zu vergrößern.
Nachdem das Erledigt ist, geht es nun darum die Daten zu erfassen. Um die Daten für den Serienbrief nutzen zu können, dürfen wir das Speichern nicht vergessen. Damit wir die Datei auch wiederfinden, sollte ein einprägsamer passender Name für die Datei vergeben werden, z.B. „Verwandtschaft“. Zum Schluss klicken wir auf „Speichern“
Im nach hinein kann die Datenquelle über den Reiter „Empfängerliste bearbeiten“ auch noch angepasst werden.
Die Adressliste kann nun für den Serienbrief, eMails als auch für Etikettenund Umschläge benutzt werden.
Nun geht es daran, die Seriendruckfelder in das Dokument einzubinden. Dazu klicken wir auf das Feld „Seriendruckfeld einfügen“
«Anrede»
«Vorname» «Nachname»
«Adresszeile_1»
«Postleitzahl» «Ort»
Ob alles an seinem richtigen Platz steht kann mit einem Klick auf „Vorschau Ergebnisse“ kontrolliert werden. Mit einem Klick auf eines der Dreiecke neben Vorschauergebnisse kann jede einzelne Adresse noch einmal überprüft werden.
Wenn alles korrekt ist kommt man durch einen wiederholten Klick auf „Vorschau Ergebnisse“ zum Dokument zurück. Das erleichtert den weiteren Umgang mit dem Brief.
Weibliche Anrede oder männliche Anrede.
Auch das kann Word unterscheiden, wenn in der Datenquelle die Anrede entsprechend eingetragen ist. Im Brief steht zum Beispiel:
Sehr geehrte «Anrede»
Bei männlichen Empfängern soll es natürlich „geehrter «Anrede» heissen.
Hier müssen wir nun eine Regel erstellen.
Beide Anreden unterscheiden sich nur durch das „r“
Wir setzen den Cursor an die Stelle wo die Anrede stehen soll und schreiben:
Sehr geehrte
Der Cursor bleibt hinter dem „e“ stehen, da das Ergebnis der Abfrage dort eingefügt wird.
Nun klicken wir oben auf die Schaltfläche „Regeln“ und wählen „Wenn…Dann…Sonst…“
Entsprechend dem Bild die Einträge tätigen. Zu beachten ist im unteren Feld, dass vor „Frau“ die Leertaste zu setzen ist! Am Ende auf „OK“ klicken.
Wenn alles richtig eigegeben ist, sollte es da so aussehen:
Sehr geehrter Herr
Wenn dann hinter dem „Sehr geehrte «Anrede» «Nachname»“ steht, sieht das Ganze in der Vorschauanzeige ganz gut aus.
Kontrolle muss sein.
Über die Vorschau kann das Werk nun kontrolliert werden. Ist die Anrede korrekt und an der richtigen Position? Diese Kontrolle erspart unnötige Ausdrucke und somit auch Tinte/Toner und Papier.
Nun wird gedruckt.
Um nun den Serienbrief zu drucken, klicken wir auf „Fertigstellen und zusammenführen.
Unter „Einzelne Dokumente bearbeiten“ werden die Dokumente auf dem Bildschirm angezeigt um sie dann zu drucken, oder unter „Dokument drucken“ wird der Brief ohne weitere Anzeige gedruckt.
Um das Dokument per eMail zu senden, muss in der Datenquelle natürlich auch diese Adresse eingetragen werden.
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