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Das neue Outlook für Windows: Stand der Entwicklung und Ausblick auf neue Funktionen

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Redaktion
Das neue Outlook für Windows: Stand der Entwicklung und Ausblick auf neue Funktionen
von Martin Geuß
Outlook Titelbild


Nach wie vor sorgt das neue Outlook für Windows für Verwirrung, insbesondere bei den Leuten, die sich nicht näher oder täglich damit beschäftigen. Daher will ich an dieser Stelle – sicher nicht zum letzten Mal – den Stand der Dinge dokumentieren. Außerdem gibt es einen Ausblick auf neue Funktionen, an denen Microsoft derzeit arbeitet.

Was ist neu und was ist alt?

Das klassische oder auch “alte” Outlook ist jenes, das wir seit Jahrzehnten kennen und das Bestandteil der Office-Suite ist. Die aktuelle Version wird noch bis mindestens Oktober 2026 unterstützt, vorher wird es also keinen Zwang geben, auf das neue Outlook umzusteigen. Hierbei handelt es sich um eine von Grund auf neu entwickelte Version, die vorwiegend webbasiert arbeitet.

Für Privatnutzer: Das neue Outlook ersetzt die Mail App spätestens Ende 2024

Wer die Mail App für Windows 10 und Windows 11 nutzt, muss spätestens Ende 2024 auf das neue Outlook oder ein anderes E-Mail-Programm umsteigen. Ende des Jahres wird die Mail App aus dem Store entfernt und nicht mehr unterstützt. Quasi ab sofort ist das neue Outlook der Standard auf neuen PCs, die Mail App wird nicht mehr installiert.

Für Business-Nutzer: Testen erwünscht, aber noch kein Zwang zur Umstellung

Geschäftskunden lädt Microsoft ausdrücklich dazu ein, das neue Outlook auszuprobieren. Meiner Meinung nach zu früh, denn noch fehlen einige vertraute Funktionen und das Erlebnis ist insgesamt “unrund”. Ich sehe wie schon so oft in der Geschichte von Microsoft die Gefahr, dass der Ruf des neuen Outlook ruiniert sein könnte, noch ehe es so richtig fertig ist.

Kritik: Zugangsdaten und Tracking

Legt man im neuen Outlook ein IMAP-Konto an, werden die Zugangsdaten dafür bei Microsoft hinterlegt. Das geschieht in verschlüsselter Form, dennoch gibt es Kritik. Ich teile diese nicht, aber es sei selbstverständlich jedem selbst überlassen, sich eine Meinung zu bilden: Neues Outlook für Windows: Vermeintliche Enthüllungen und ein aufgewachter Bundesdatenschützer.

Wesentlich kritischer sehe ich das integrierte Tracking zu Werbezwecken, weitere Informationen dazu gibt es hier: Überwachungstool und Datensammlungs-Dienst: Proton kritisiert das neue Outlook scharf. Dieses Problem betrifft ausschließlich Privatnutzer, ich sehe allerdings die Gefahr, dass das Vertrauen in das neue Outlook durch diese Geschichte auch bei den Geschäftskunden beschädigt wird.

Stolperfalle Add-Ins?

Insbesondere in Firmen spielen Add-Ins eine wichtige Rolle. Das neue Outlook vollzieht hier einen technischen Bruch und unterstützt nur noch Web-Add-Ins, COM- und VSTO-Add-Ins haben ausgedient und müssen entsprechend neu entwickelt werden: Microsoft stellt klar: Das neue Outlook für Windows unterstützt nur noch Web Add-Ins

Neue Lizenzanforderungen(?)

Um ein Microsoft 365-Konto im neuen Outlook einzubinden, genügt in der klassischen Version eine Lizenz für “Microsoft 365 Basic”. Das neue Outlook verlangt mindestens das doppelt so teure “Microsoft 365 Standard”, ansonsten verweigert es die Konfiguration: Fehler oder Beschränkung? Neues Outlook für Windows verlangt mindestens Microsoft 365 Standard. Bei der Nutzung mehrerer Konten genügt es nicht, wenn ein Konto über die entsprechende Lizenz verfügt, diese ist für jedes einzelne Konto separat erforderlich.

Da oben steht ein Fragezeichen in Klammern, denn der Microsoft-Support sagte dazu, es würde sich um einen Bug handeln. Der besteht dann allerdings schon seit Monaten, daher ist es derzeit eher als wahrscheinlich anzusehen, dass die Support-Aussage schlicht falsch ist.

Stand der Dinge

Für den alltäglichen Gebrauch lässt sich das neue Outlook bereits verwenden und tut seinen Dienst. Das kann ich zumindest für mich behaupten, ich nutze es seit Monaten regelmäßig. Mir sind bei der Nutzung durchaus einige Annehmlichkeiten im Vergleich zur klassischen Version aufgefallen. So empfinde ich das Einsortieren von E-Mails in Ordner sehr viel komfortabler, weil man auch nach Ordnernamen suchen kann. Die zuletzt genutzten Ordner werden kontenspezifisch gespeichert und nicht mehr durcheinander gewürfelt, das gefällt mir sehr. Außerdem zeigt die Suche den Ordner an, in dem eine E-Mail liegt. Es gibt noch viele andere Kleinigkeiten, aber eben auch noch viele kleine Ärgernisse.

Das neue Outlook ist allerdings nach wie vor noch eine Großbaustelle, wie ein Blick in die Entwicklungs-Roadmap zeigt. In den kommenden Monaten werden viele Neuerungen eingeführt, die entweder funktionale Lücken schließen oder zur allgemeinen Verbesserung beitragen.

Einige dieser Neuerungen habe ich nachfolgend zusammengetragen:

Ordner lassen sich frei verschieben: Bislang ist die Ordner-Reihenfolge im neuen Outlook für Windows fixiert. Künftig lassen sie sich – wie auch im klassischen Outlook – frei verschieben und anordnen (März 24).

Einfachere Ordner-Verwaltung und -Erstellung: Die Links zum Erstellen neuer Ordner werden entfernt, stattdessen können Ordner per Kontextmenü erstellt und verwaltet werden. Auch das ist eine Angleichung an das klassische Outlook (März 24).

Neue Tastenkürzel zum Kopieren von E-Mails: Mit Strg + Drag & Drop wird eine E-Mail dupliziert, wenn man sie etwa in einen Ordner verschiebt. Auch das klassische Kopieren und Einfügen per STRG+C/V wird unterstützt (März 24).

Termin-Filter: Im Posteingang und anderen Ordnern lässt sich die Ansicht so filtern, dass nur Kalender-Ereignisse angezeigt werden (Februar 24).

OneDrive for Business im Programmfenster: Beim Anklicken des OneDrive-Icons in der linken App-Leiste öffnet sich nicht mehr der Browser, stattdessen wird OneDrive innerhalb des Outlook-Programmfensters geladen (Januar 24).

Microsoft To Do im Programmfenster: Beim Anklicken des To Do-Icons in der linken App-Leiste öffnet sich nicht mehr der Browser, stattdessen wird To Doi innerhalb des Outlook-Programmfensters geladen (Juli 24).

Sync-Button: Mit einem Button der Programmoberfläche kann die Synchronisation mit dem Server manuell angestoßen werden, um sicherzugehen, dass der Posteingang auch wirklich aktuell ist (Februar 24).

Geteilte Mailboxen als Accounts: Geteilte Mailboxen, auf die man mit einem Konto Zugriff hat, werden im neuen Outlook bislang als Unterordner angezeigt. Mit dieser Änderung werden geteilte Mailboxen wie echte Mail-Accounts in die linke Outlook-Spalte integriert, wie das heute in der klassischen Version der Fall ist (Juli 24).

Die fehlende Offline-Unterstützung ist ein weiteres Basis-Feature, das derzeit noch fehlt, auch diese wird kommen. Ich habe insgesamt kein so schlechtes Gefühl für das neue Outlook, aber es liegt noch viel Arbeit vor Microsoft.


Hinweis: Der Artikel wird möglicherweise nicht vollständig angezeigt, eingebettete Medien sind in dieser Vorschau beispielsweise nicht zu sehen.

Artikel im Blog lesen
 
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Mich stört die schlechte Performance der App. Zahlreiche Email Bearbeitungen erfolgen mit einer gewissen Verzögerung, Die UI Bedienung hat immer eine gefühlte Latenz. Hinzu friert das Programm teilweise ein, wodurch ich den Task zwangsweise beenden muss. Email Benachrichtigungen erfolgen nicht, sondern erst dann, wenn ich die Mail entweder auf dem Smartphone öffne oder das Programm am PC selbst öffne.
 
Zitat: "Um ein Microsoft 365-Konto im neuen Outlook einzubinden, genügt in der klassischen Version eine Lizenz für “Microsoft 365 Basic”. Das neue Outlook verlangt mindestens das doppelt so teure “Microsoft 365 Standard”

Das ist imho durchaus logisch, denn auch das klassische Outlook ist (als Bestandteil des lokal installierten Office Paketes) in Microsoft 365 Basic nicht enthalten sondern erst ab Microsoft 365 Standard.

Okay, man könnte das lokale Outlook natürlich auch anders lizenzieren, z.B. mit Office 2019/2022 etc.

Frage: ich nehme an das neue Outlook speichert die Postfach Inhalte auch für den Offline Betrieb. In welcher Form wird der Cache angelegt? Ich nehme weiter an, MS treibt hier nicht das PST / OST Konstrukt weiter, oder?
 
Bin erst seit kurzem zu Windows zurück, geht es aber nur mir so oder irritiert das new in der Taskleiste wirklich? Kann mich einfach nicht dran gewöhnen dass das nicht für neue mails steht 🙈
 
Ich weiß nicht, was bei uns in der Firma (wohl bei den Gruppenrichtlinien?) falsch läuft, aber bei mir ist Windows das schnurz-egal, dass ich schon 10 mal gesagt habe, dass ich nicht auf das "neue Outlook" wechseln möchte, denn sobald man das tut, kann man keine archivierten Emails (.eml-Dateien) mehr öffnen.

Alle paar Wochen schaltet das Ding wieder eigenmächtig um.
 
DrWindows schrieb:
Legt man im neuen Outlook ein IMAP-Konto an, werden die Zugangsdaten dafür bei Microsoft hinterlegt. Das geschieht in verschlüsselter Form, dennoch gibt es Kritik.
Zum Vergrößern anklicken....

Ich finde das mit der "verschlüsselten Form" etwas verharmlosend. MS holt bei einem anderen Provider meine Mails ab, weist sich sozusagen als "ich" aus. Dafür braucht MS mein Klartext-Kennwort. Dieses liegt im Normalfall nur auf meinem Rechner und verlässt diesen nicht. In diesem Falle wird es aber ins Internet übertragen - sei es auch über eine SSL-Verschlüsselte Verbindung - und auf einem MS Server gespeichert. Das mag dort auch "verschlüsselt" gespeichert werden, aber da MS dieses Klartext-Kennwort benutzen muss um meine Mails abzuholen kann der Schlüssel auch nicht allzu weit weg sein. Da bin ich dann nicht sicher ob man da noch von "verschlüsselt" sprechen kann.
Es ist doch vor kurzem dieser Azure Master-Key abhanden gekommen, ob der gereicht hätte um das Kennwort direkt oder indirekt zu entschlüsseln. Hmm, außerdem war der bestimmt auch (eigentlich) in "verschlüsselter Form" gespeichert.

Es gibt natürlich Leute die ihre Kennwörter mit Post-Its an den Monitor kleben, denen dürfte das egal sein aber es sollte schon offen kommuniziert werden was da geschieht. Es dürfte nahezu unmöglich sein, bei der Einrichtung des Kontos zu erkennen ob das Kennwort was man da eingibt nun lokal gespeichert/genutzt wird oder ob es ins Internet übertragen und auf irgendeinem Server abgelegt/genutzt wird. Das ist eigentlich auch das was mir an diesem Thema missfällt, so eine allgemeine Wischi-Waschi Mitteilung beim Einrichten des Kontos und das wars. Wenn es da deutlich bei steht, ist jeder selber schuld, der das trotzdem macht aber so finde ich auch Warnungen von Medien, Blogs und auch Datenschützern richtig.
 
Gestern im Verein, zufällig das Thema Kontakte Verwaltung. Niemand außer mir (19 Anwesende), nutzt Outlook. Zu kompliziert, wie ein VIRUS. Ich fühle mich wie ein Alien. Nach dem nun Windows Mail beendet wird bin ich auch Gedanklich auf dem Weg zu Gmail.
 
Die App ist bereits ein falscher Weg. Früher hatte ich auch M365 genutzt. Jetzt nutze ich seit 2 Jahren Google Workspace. Da gibt es einige PWA und der Rest läuft im Chrome Browser. Obwohl wir mehr als 100.000 Mitarbeiter haben, gibt es keine Klagen zu Gmail. Ich fand Outlook früher besser als Gmail, aber soll ich deswegen in der Vergangenheit schwelgen? Das bringt nichts. Gmail und die anderen Google Tools können weniger als Outlook, können aber trotz Pragmatismus auch vieles besser. Das finde ich inzwischen wichtiger als die Komplexität von Outlook. Dazu kommt, dass viele externe Tools mit wenigen Klicks über das Google Konto im Google Workspace eingebunden sind. Microsoft sollte sofort jegliche Entwicklung in die App einstellen und Outlook ausschließlich über Edge (oder sonstige Browser) anbieten. Die Masse der User würde es gar nicht merken. Hier ist das Bild dazu bestimmt nicht representativ, da hier eine besondere Gruppe unterweges ist, die was anderes von ihren Tools erwartet. Mit der Erfahrung von 2 Jahren Google Workspace muss ich aber festhalten, dass ich in die alte Welt mit lauter Programmen und Apps aus meiner M365 Zeit nicht mehr wechseln möchte. Die Liste, was ich in Google Workspace schlecht finde, ist lang. Wenn aber das Unternehmen die richtigen Alternativen anderer Anbieter für die Nutzung in Google Workspace freischaltet, sieht das M365 Ökosystem alt aus. Bei einem Hardware Wechsel brauche ich 5 Minuten, bis alles wieder so wie früher eingerichtet ist. Ich muss ja nur mit dem Chrome Browser arbeiten und sonst ist kaum etwas installiert.

Daher mein Fazit: Ihr solltet der alten Outlook Welt nicht nachtrauern, wegen der Outlook App auch nicht traurig sein und stattdessen eine ausschließlich Web App (meinetwagen auch eine PWA) fordern.
 
DrWindows schrieb:
Bei der Nutzung mehrerer Konten genügt es nicht, wenn ein Konto über die entsprechende Lizenz verfügt, diese ist für jedes einzelne Konto separat erforderlich.
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Ich habe sowohl Business Basic, als auch E3 und private Konten eingebunden. Das private Konto macht immer mal wieder Probleme aber die Business Konten funktionieren alle (noch?).
 
@Administratoor Offline-Unterstützung gibt es beim neuen Outlook noch nicht, das ist in Arbeit. Ob das dann aber wieder PST-Dateien sein werden, ist meines Wissens noch nicht bekannt.
Bezüglich der Lizenzierung hast Du Recht, die Krux ist allerdings, dass man für jedes Konto die teure Lizenz braucht, wenn man mehrere nutzt. Es genügt nicht, dass man mit einem Konto die passende Lizenz besitzt.
@qwertz123456 du meinst lokales Exchange? Ich meine gelesen zu haben, dass das auch noch kommen soll, hat für Microsoft aber keine Priorität, man will die Kunden ja in der Cloud haben.
@rossi-lsd das alte Problem: Microsoft ist in seiner Komplexität gefangen. Würden sie ein Produkt 1:1 wie Gmail bringen, dann wäre das abgespeckt, funktionsreduziert, weniger wert als das, was sie jetzt haben. Kunden können innerhalb der vorhandenen Welt nicht umdenken, dafür müssen sie das Produkt wechseln.
 
Andreas1 schrieb:
Ich finde das mit der "verschlüsselten Form" etwas verharmlosend. MS holt bei einem anderen Provider meine Mails ab, weist sich sozusagen als "ich" aus. Dafür braucht MS mein Klartext-Kennwort. Dieses liegt im Normalfall nur auf meinem Rechner und verlässt diesen nicht. In diesem Falle wird es aber ins Internet übertragen - sei es auch über eine SSL-Verschlüsselte Verbindung - und auf einem MS Server gespeichert. Das mag dort auch "verschlüsselt" gespeichert werden, aber da MS dieses Klartext-Kennwort benutzen muss um meine Mails abzuholen kann der Schlüssel auch nicht allzu weit weg sein. Da bin ich dann nicht sicher ob man da noch von "verschlüsselt" sprechen kann.
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......
Das Microsoft IMAP-Daten auf dem eigenen Server speichert, finde ich auch bedenklich. Es muss einem klar sein, dass Microsoft amerikanischen Recht und deren Behörden unterliegt. Es wäre also denkbar, dass Microsoft die Zugangsdaten an Behörden herausgeben muss. Das man zusätzlich Werbung einblendet macht die Sache auch nicht besser. Dann doch lieber "wehret den Anfängen" und den Client lieber nicht benutzen.

FZ61 schrieb:
Gestern im Verein, zufällig das Thema Kontakte Verwaltung. Niemand außer mir (19 Anwesende), nutzt Outlook. Zu kompliziert, wie ein VIRUS. Ich fühle mich wie ein Alien. Nach dem nun Windows Mail beendet wird bin ich auch Gedanklich auf dem Weg zu Gmail.
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Oh Gott, genauso macht man das. Vom Regen in die Traufe. E-Mails via Datenkrake. Das ist dann sicherlich völlig seriös und vertraulich.
 
Und leider kann man immer noch nicht für Imap Konten den User Namen für den Eingangsserver einzeln eintragen, wenn dieser nicht der Email Adresse entspricht. Daher kann ich meine Iserv Schuladresse nicht einrichten. Ich habe es schon zig mal an den Support gepostet, es gibt aber keine vernünftige Antwort. Mit Hosteurope Mail Adressen das gleiche Theater.
 
Ich habe vor ein paar Wochen drei Basic-Konten aus einer Organisation auf Mitarbeiter-Laptops im neuen Outlook einrichten wollen. Bei zweien hat es geklappt, ohne jegliche Fehlermeldung und läuft auch weiter. Bei einem Gerät ging es nicht - und auch spätere Versuche scheiterten.

Somit könnte es sich wirklich um einen Bug handeln, der nur bestimmte Konten betrifft.
 
Das ist in der Tat interessant. Und die Meldung bei dem dritten Konto war auch jene, dass es an der nötigen Lizenz fehlt?
 
XYuser schrieb:
Und leider kann man immer noch nicht für Imap Konten den User Namen für den Eingangsserver einzeln eintragen, wenn dieser nicht der Email Adresse entspricht. Daher kann ich meine Iserv Schuladresse nicht einrichten. Ich habe es schon zig mal an den Support gepostet, es gibt aber keine vernünftige Antwort. Mit Hosteurope Mail Adressen das gleiche Theater.
Zum Vergrößern anklicken....
Genau das gleiche Problem hatte ich vor einiger Zeit bei Outlook 365. Das hat Microsoft auch so abgeändert, dass der Username der E-Mail-Adresse entsprechen muss. Allerdings habe ich damals in der Registry gefunden, wo Outlook 365 seine Konfigurationsdaten speichert. Dort waren die Felder noch getrennt und ich konnte den Kontennamen dann doch via Registry eintragen.
Lange Rede, kurzer Sinn: Eventuell legt die Outlook-App ihre Konfigurationsdaten auch in der Registry ab und du kannst über den Umweg die gewünschte Konfiguration doch speichern.
 
Habs selbst noch nicht getestet. Was bedeutet es die IMAP Daten bei MS gespeichert zu haben?
Werden die dann auf einem neuen Rechner wiederverwendet?
Aktuell nervt es mich meine IMAP Daten auf jedem Gerät immer erst einrichten zu müssen.

Da hier auch der Hinweis zu US Unternehmen und Datenherausgabe aufgekommen ist.
Hier ist die EU nicht besser, auch bei uns gibt es das.
Bei MS gibt es einen dementsprechenden Compliancerport.
In Relation fordert die EU meiner Interpretation nach sogar überproportional mehr Daten an als die USA. Vl aber da man in der USA nicht jede Anfrage "erzählen" darf.
 
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