Notion: Die bessere Alternative zu OneNote?

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Redaktion
Notion: Die bessere Alternative zu OneNote?
Notion Logo


Die aktuelle Corona-Pandemie hat nicht nur zahlreiche Auswirkungen auf die allgemeine Wirtschaft, sie hat besonders auch im Technologiebereich einigen Unternehmen einen Aufschwung beschert, mit dem man vorher so nicht gerechnet hatte. Während Zoom bei den Videokonferenzen als einer der großen Gewinner vom Platz ging, konnte mit Notion ein anderer Dienstleister für Notizen besonders punkten. Die Software nimmt einerseits etablierten Projekten wie Evernote gerade Nutzer ab, andererseits wird sie gerade durch YouTuber aus den unterschiedlichsten Bereichen enorm gepusht und scheint auch besonders bei Schülern und Studenten einen gewissen Stellenwert erreicht zu haben.

Die Frage ist: Verdient Notion dieses Vertrauen eigentlich oder gibt es gewisse Punkte, die man beachten sollte? Ich hatte mir Notion in den vergangenen Wochen einmal genauer angesehen und mir die Frage gestellt, ob es auch ein Ersatz oder zumindest eine gute Ergänzung zu OneNote ist, wenn man sich bereits im Microsoft-Ökosystem bewegt. Dabei wurde aber relativ schnell klar, dass Notion vor allem in einem wesentlichen Bereich ganz erhebliche Probleme aufweist: der Sicherheit.

Was ist Notion?

Notion ist zunächst einmal kein neues Produkt, sondern das dahinter stehende Unternehmen Notion Labs Inc. mit Sitz in San Francisco wurde bereits 2012 gegründet. Während es in den vergangenen Jahren meistens unter dem Radar blieb und das bekannte Duopol aus Evernote und OneNote weiterhin die Schlagzeilen dominierte, erlangte es ähnlich wie Zoom während der Pandemie im letzten Jahr plötzlich eine größere Aufmerksamkeit. Man konnte beobachten, wie YouTuber aus den verschiedensten Bereichen wie Produktivität, Technik oder Organisation den Dienst pushten und ihm teilweise öfter eigene Videos widmeten. Der Wechsel bei Evernote zu Electron scheint das zusätzlich noch beschleunigt zu haben.

Das Konzept von Notion ist dabei nicht grundsätzlich neu, sondern setzt auf einer hierarchischen Baumstruktur auf, wie wir sie schon lange von Projekten wie CherryTree oder CUEcards kennen. Außerdem hostet Notion seinen Dienst ähnlich wie Bitwarden, die hierfür Microsoft Azure nutzen, nicht selbst, sondern greift auf die Amazon Web Services zurück. Für Privatnutzer sind die meisten Funktionen kostenlos, was sicherlich auch zu seiner steigenden Popularität beigetragen hat. Ein zusätzlicher Personal Pro-Plan, der aktuell 4 USD im Monat kostet, bietet zusätzlich eine Versionshistorie und hebt das Limit bei den Dateiuploads (sonst 5 MB) und den Gästen (sonst maximal 5) auf.

Notion Screenshot

Welche Funktionen unterstützt Notion?

Viele Funktionen von Notion gehören zum üblichen Standard. Neben Apps für iOS und Android gibt es auch Desktop-Apps für Windows und Mac sowie eine Webversion. Außerdem stehen für Firefox, Safari und Chromium-Browser entsprechende Web Clipper zur Verfügung. Notion kann aus der Anwendung heraus mit Google Drive, Asana, Trello und Evernote verbunden werden und unterstützt bei den einzelnen Seiten einen Export als HTML, PDF oder Markdown. Hinzu kommen Funktionen wie eine Suche, ein dunkler Modus, zahlreiche Möglichkeiten der Personalisierung wie Templates oder Cover-Bilder (Notion hat hierfür auch Unsplash direkt integriert) und Benachrichtigungen.

Spannend wird es bei Notion dann, wenn man sich mit dem Blocksystem auseinandersetzt, das der Software zugrunde liegt. Unter anderem mit einem „/“ kann das entsprechende Menü in einer Seite aufgerufen werden und spätestens hier spielt Notion mit seiner Flexibilität seine große Stärke aus. So können unter anderem Aufzählungen, Listen, Galerien, Kanban Boards, Kalender, Tabellen, Formeln, Zitate und Einbindungen aus anderen Diensten wie Twitter, GitHub, Figma oder Google Maps in eine Seite integriert werden. Der eigenen Gestaltung sind hier im Grunde also keine Grenzen gesetzt.

Notion Screenshot

Wie problematisch ist die Sicherheit bei Notion?

Während Notion mit seiner Flexibilität absolut punkten kann, überschreitet es mit einer der schlechtesten Umsetzungen, die ich bisher im Bereich der Sicherheit gesehen habe, gleich mehrere tiefrote Linien. Zwar gibt es in den Enterprise-Plänen zusätzliche Funktionen, in die man als Unternehmen investieren kann, das kleine Einmaleins der Kontensicherheit für Privatnutzer ist Notion aber völlig fremd. Funktionen wie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, mit denen man als Nutzer auch proaktiv etwas für die eigene Sicherheit tun kann, gibt es schlicht und einfach nicht, sodass außer einem hoffentlich starken Passwort keine weitere Absicherung vorhanden ist.

Noch problematischer ist, dass Notion die Möglichkeit hat, dass Mitarbeiter zeitweise auf die Notizen im eigenen Workspace zugreifen können, um Support zu leisten. Das muss man als Nutzer zwar aktiv erlauben und kann den Zugriff auch jederzeit wieder entziehen, aber das ändert nichts daran, dass diese Funktion Potenzial für Missbrauch bietet. Grundsätzlich braucht es nur einen illoyalen Mitarbeiter oder einen Bug in der Funktion, um die Lawine ins Rollen zu bringen. Wie beispiellos so etwas werden kann, hat unter anderem auch der Twitter-Hack aus dem vergangenen Jahr gezeigt. Der Fehler lag auch hier teilweise im Backend bei Twitter selbst.

Abgerundet wird der schlechte Eindruck durch viele Kleinigkeiten. So hat Notion zwar eine Transportverschlüsselung, aber die Sicherheit wird ansonsten bewusst herabgesetzt, um Features wie die Suche nicht chronisch zu verlangsamen. Ansonsten verspricht Notion zwar, die Nutzer binnen 72 Stunden über Datenpannen zu informieren und unternimmt unter anderem in jedem Quartal ein entsprechendes Audit sowie regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter. Das alles kann aber Möglichkeiten für die Nutzer, um proaktiv tätig zu werden, nicht ansatzweise ersetzen, und Vertrauen in den Leumund von Notion darf keine Voraussetzung sein.

Wie geeignet ist Notion für Umsteiger von OneNote?

Betrachtet man alleine die Sicherheit, steht es außer Frage, dass Microsoft die Nase hier meilenweit vorne hat, denn für den Microsoft-Account, in den OneNote integriert ist, gibt es hier zahlreiche Möglichkeiten. Was die Flexibilität angeht, sieht es dann schon etwas anders aus. Die Situation bei OneNote ist nicht ganz mit Notion vergleichbar, denn man muss die Software hier vielmehr als Teil eines Ökosystems sehen, zu dem auch noch andere Projekte wie Microsoft To Do, Microsoft Whiteboard oder die Microsoft Sticky Notes gehören. Es zeigt aber auch, dass Microsoft für die Prosumer, die sie im Privatbereich ja ansprechen wollen, noch wesentlich mehr Synergien schaffen könnten, wenn sie bei Microsoft 365 mehr zu den Consumern durchreichen würden.

Mein persönliches Interesse lag vor allem im Blocksystem, mit dem auch Funktionen wie die Kanban-Boards unter einer einheitlichen Oberfläche einbinden kann, um das Projektmanagement und ähnliche Sachen zu verbessern. OneNote kann das so in der Form einfach nicht, aber gleichzeitig hat Microsoft mit Planner einen entsprechenden Dienst für Unternehmenskunden, der diese Lücke schließen könnte. Eine Consumer-Version von Microsoft Planner steht für Microsoft 365 für Consumer schon länger ganz oben auf meiner Wunschliste und die Redmonder könnten hier auch eine Integration in OneNote vorantreiben, ähnlich wie sie das an anderer Stelle schon mit dem Microsoft Translator oder dem Microsoft Editor durchgezogen haben.

Was ich für mich aus diesem Experiment vor allem mitgenommen habe, sind neue Ideen, wie ich mein Setup in OneNote an sich und für die Produktivität im Allgemeinen an vielen Stellen nochmal etwas besser machen kann, und dass ich OneNote – und das schließt die klassische Desktop-App ausdrücklich mit ein – zusammen mit den Synergien im Microsoft-Ökosystem noch mehr zu schätzen gelernt habe.

Notion Screenshot

Ist Notion jetzt also das bessere OneNote?

Die Frage kann man, wenn man sich nur auf die herausragende Flexibilität von Notion konzentriert, letztlich nur schwer beantworten. Wenn man sich im Microsoft-Ökosystem bewegt und die Synergien hier wirklich besser ausreizt, dann ist die Antwort ziemlich sicher ein klares Nein. Microsoft kann hier an einigen Stellen noch Sachen besser machen, aber ähnlich wie Apple oder auch Google stellen die Redmonder für den normalen Nutzer eigentlich alles zur Verfügung, was er für seine Produktivität braucht. Notion zeigt dann seine Stärke, wenn man wirklich agnostischer an die Sache rangehen will, aber selbst dann sollte die lausige Umsetzung bei der Sicherheit ein klarer Gradmesser sein, ob man Notion seine Daten wirklich anvertrauen will.

Ich habe selbst nicht wirklich viel in Notion gemacht, der Großteil war und ist immer noch in OneNote und es gab auch nie den Plan, dass Notion OneNote in irgendeiner Weise ersetzen soll. Gleichwohl werde ich mich auch aufgrund der problematischen Sicherheit in Kürze von Notion verabschieden. Einerseits wird OneNote bei mir eine größere Überarbeitung erfahren, andererseits habe ich Obsidian, RemNote und Joplin, über das ich an dieser Stelle schon mal einen Beitrag geschrieben habe und der neben Markdown mittlerweile auch um einen klassischen Editor ergänzt wurde, noch drei andere Kandidaten im Blick, die allesamt eine wesentlich bessere Basis für Datenschutz und Datensicherheit vorweisen und mich in den beiden Bereichen Projektmanagement und vor allem Lernen, wo OneNote eben wegen meinem Setup nicht ganz so gut ist, noch besser unterstützen können.

Abschließend möchte ich euch, wenn euch die englische Sprache nichts ausmacht, noch ein Video der YouTuberin harshibar ans Herz legen, die die Probleme mit Notion auch nochmal sehr gut zusammenfasst. Für weitere Fragen stehe ich in den Kommentaren natürlich zur Verfügung.


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Baloonicorn

Mmmmmph!
Seit über zehn Jahren benutze ich beruflich und privat täglich OneNote. Es war immer zuverlässig und immer und überall verfügbar (war schon früh im Web und sogar auf der Apple Watch).

Da müsste etwas aber schon sehr, sehr viel besser sein um mich überhaupt zum Nachdenken zu bekommen.

Die Integration von anderen Diensten sieht tatsächlich interessant aus, aber da frage ich mich auf wie gut so etwas überhaupt noch auf einem Handy-Display funktioniert - Oder generell halt mit anderen Displaygrößen als der, mit welcher man eine Seite angelegt hat. Außerdem würde ich mich auf so etwas nie zu sehr verlassen. Solche Integrationen kommen und gehen.
 

bx33

gehört zum Inventar
danke für Deinen Artikel Kevin. Ich kenne Notion nicht, kann ich mir aber scheinbar auch sparen.
Zoom war ja auch sehr innovativ, wurde aber schon früh wegen Datenschutzproblemen kritisiert. Es scheint, als wenn es eine Verbindung zwischen innovativem Produkt (Software) und Sicherheit gibt. Insofern sollte man solchen Produkte auch als gute Ideengeber nutzen, das machen MS sicherlich auch.

Bei Notion scheint es mir aber auch so, dass es eine extrem aufgeblasene Anwendung ist, die das Wort Notiz eigentlich nicht mehr im Namen braucht. Hier geht es doch eher um etwas wie eine Wokflowanwendung, oder ein Wiki?
Auch Onenote dürfte schon recht (zu) mächtig sein, um das Wort Note noch im Namen zu tragen.
Macht man mit solchen Anwendungen wirklich mal schnell eine Notiz?
Ich kenne Leute, die sind von Ihrem Onenote-Gebilde/Lebensstil wieder zurück, und integrieren sich in das klasse Dateisystem Ihrer Kollegen, weil sie gemerkt haben, dass sie letztlich eher allein arbeiten.
Lustig übrigens, dass es bei fremdgehosteten Anwendungen/Space immer noch die Guten und die Bösen(oder eher schlechten) gibt, ich dachte, das fängt schon eine Stufe eher an, also dann, wenn man sein Hosting in fremde Hände gibt? :)
 

Kevin Kozuszek

Moderator
Teammitglied
danke für Deinen Artikel Kevin. Ich kenne Notion nicht, kann ich mir aber scheinbar auch sparen.

Bei Notion scheint es mir aber auch so, dass es eine extrem aufgeblasene Anwendung ist, die das Wort Notiz eigentlich nicht mehr im Namen braucht. Hier geht es doch eher um etwas wie eine Wokflowanwendung, oder ein Wiki?
Auch Onenote dürfte schon recht (zu) mächtig sein, um das Wort Note noch im Namen zu tragen.
Macht man mit solchen Anwendungen wirklich mal schnell eine Notiz?
Notion wird ja immer als All-in-one-Workspace beschrieben, wenn man mal ein bisschen recherchiert. Der Begriff sagt ja schon viel aus, und bei Microsoft ist das ja ehrlich gesagt sogar ähnlich. Der Unterschied liegt hier nur darin, dass Microsoft nicht eine Anwendung isoliert an den Mann bringt, sondern mit OneNote, Sticky Notes, To Do, Whiteboard, Edge, Outlook etc. ein ganzes Ökosystem darum strickt. Apple und Google machen das ja ähnlich.

Der Knackpunkt war für mich ja zweierlei. Einerseits habe ich selbst wirklich nach möglichen Ergänzungen gesucht, um meine Organisation zu verbessern, und andererseits hatte Notion einen unheimlichen Aufschwung erlebt und lief einem sogar relativ oft mit OneNote im Tandem über den Weg. Deswegen wollte ich mir einfach mal eine eigene Meinung bilden. Die Möglichkeiten von Notion, was seine Flexibilität anbelangt, sind wirklich richtig gut, deswegen habe ich die Software hier ja auch nicht geröstet und total runter geputzt. Dass sie aber nach gut 9 Jahren, die es Notion gibt, immer noch keine Selbstverständlichkeiten wie 2FA unterstützen, womit die Nutzer proaktiv für mehr Sicherheit sorgen können, ist halt ein Armutszeugnis. Du musst ja bedenken, dass zum einen viele Schüler, Studenten oder einfach nur Erwachsene wirklich ihr gesamtes Leben darin verwalten, und dass Notion zum anderen auch bei Unternehmen teilweise DER zentrale Hub ist, wo alle Informationen zusammenfließen. Das rechtfertigt schon eine kritische Auseinandersetzung mit dem Anbieter, und deswegen ist dieser Beitrag auch entstanden.

Für mich war immer klar, dass für mich OneNote der Gradmesser ist und dass die Messlatte entsprechend hoch liegt. In Frage gestellt habe ich OneNote selbst sowieso nie wirklich. Der Punkt ist für mich aber auch, dass ich für das Management einzelner Projekte und für das Lernen bzw. Studium nach einer ergänzenden Lösung suche, die von meiner privaten Organisation in OneNote getrennt ist, auch weil Ablenkung da ja nicht immer toll ist und ich nicht jedes Mal die Notizbücher wieder auf und zu machen wollte.

Da hatte ich ja noch drei andere Kandidaten im Beitrag genannt. Obsidian ist standardmäßig verschlüsselt und standardmäßig ausschließlich lokal. Wenn du synchronisieren möchtest, musst du - ich meine - 1,50 USD pro Monat bezahlen. Joplin hatte ich mal vorgestellt, da hat man wirklich die maximale Kontrolle über die Daten inkl. dem Sync und die Anwendung selber ist auch quelloffen. Und RemNote ist ein Projekt, was am MIT entstanden ist und von Anfang an mit Blick auf Datensicherheit, Bildungsmöglichkeiten und ähnlichem entwickelt wurde. Was aber die ganz normale Organisation im Alltag betrifft, bleibt die auf jeden Fall bei mir in OneNote. Wobei ich halt wirklich Ideen mitgenommen habe, das Setup hier nochmal deutlich zu verbessern. Ist doch auch was. :)
 

Jmk

treuer Stammgast
Uff.
OneNote und Notion zu vergleichen ist wie ein Kampfjet mit einem Fahrrad .
One Note ist für das erstellen von Notizen (!) herausragend, weil man eben im Gegensatz zu anderen Produkten noch eine hohe Flexibilität genießt.
Notion ist aber keine Note Taking App! Man kann mit Notion auch Notizen erstellen, aber auch hier wäre der Vergleich OneNote ausschliesslich für Einkaufzettel zu nutzen. Overkill.

Notion ist ein Projektmanagementtool. Wie Du schon anmerktest, man kann Kanban Boards erstellen, auch lässt sich zB Clockify wunderbar integrieren. Sehr gut ist die Möglichkeit detailiiert Tasks und Projekte zu unterteilen.
Dazu gibt es vielfältige Templates, vieles unnnötig, anderes sinnvoll, wie überall.
Der reichtige Vergleich wäre hier der mit MS Projects, wobei letzteres halt nur für Projekte angelegt ist.
Dass Notion für Teams eher sinnbefreit ist, ja. Das ist wirklich ein klassisches One Man Tool.
 

Kevin Kozuszek

Moderator
Teammitglied
Uff.
OneNote und Notion zu vergleichen ist wie ein Kampfjet mit einem Fahrrad .
One Note ist für das erstellen von Notizen (!) herausragend, weil man eben im Gegensatz zu anderen Produkten noch eine hohe Flexibilität genießt.
Notion ist aber keine Note Taking App! Man kann mit Notion auch Notizen erstellen, aber auch hier wäre der Vergleich OneNote ausschliesslich für Einkaufzettel zu nutzen. Overkill.
Eigentlich hast du recht, aber so kann man das trotzdem nicht stehen lassen. Zum einen habe ich bei OneNote im Kontext vom Microsoft-Ökosystem gesprochen, zum anderen überschneidet sich der Funktionsumfang von OneNote und Notion in einigen Punkten sehr. OneNote ist auch keine reine Notizsoftware, sondern kann mit vielen Sachen wie Formeln, Listen, Aufzählungen, Tabellen, Videos oder Webausschnitten (inkl. dem Web Clipper, den es hier auch gibt) ebenfalls umgehen. Andere Sachen kann man mit externen Tools wie OneTastic, wenn man das noch verwendet, ebenfalls nachrüsten.

Wo Notion wirklich aufdreht und wo ich auch die mögliche Ergänzung zu OneNote gesehen habe, sind solche Geschichten wie Kanban Boards oder die bessere Einbindung von zahlreichen externen Diensten wie CodePen oder Figma. Das kann OneNote so nicht, da müsste Microsoft das Ökosystem auch für Consumer untereinander besser vernetzen. Ändert aber nichts an der Tatsache, dass Notion von den meisten Leuten, was ich jedenfalls so mitbekommen habe, einfach als Konkurrent zu OneNote, Evernote, Bear, Drafts, SimpleNote oder Apple Notes betrachtet und so auch verwendet wird. Faktisch ist das nicht ganz richtig, aber das Problem hatten wir früher auch schon bei anderen Diensten. Viele sehen Google Keep auch immer noch als die bessere Alternative zu anderen Notizdiensten oder Aufgabenlisten a la Todoist oder Microsoft To Do, obwohl es unterm Strich nur eine umständlichere Umsetzung der Sticky Notes ist.

Wie gesagt, meine Kritik entzündet sich auch überhaupt nicht an dem Funktionsumfang von Notion, da bin ich völlig neutral. Das große Problem ist die mangelnde Kontensicherheit, sowas wie 2FA gehört heute einfach zum Standard.
 

bx33

gehört zum Inventar
Wie gesagt, meine Kritik entzündet sich auch überhaupt nicht an dem Funktionsumfang von Notion, da bin ich völlig neutral. Das große Problem ist die mangelnde Kontensicherheit, sowas wie 2FA gehört heute einfach zum Standard.
in dieser Sichtweise (also Nutzungsmöglichkeiten) sind die Sicherheitseinstellung dann wirklich zu gering
 

Kevin Kozuszek

Moderator
Teammitglied
Wobei man fairerweise sagen muss, dass 2FA dann möglich ist, wenn man für Notion seinen Google-Account verwendet und diesen dann mit dem Google Authenticator oder ähnlichen Methoden absichert. Von sowas, also meine Accounts von Microsoft, Google o.ä. für Drittanbieter zu nehmen, war ich aber noch nie ein Fan. Der normale Notion-Account hat sowas aktuell nicht. Ich konnte bei meinen Recherchen zwar feststellen, dass es zumindest vor gut 5 Monaten auch Anfragen von Nutzerseite hierzu gegeben hat und es hat die Entwickler wohl auch erreicht, eine wirkliche Roadmap o.ä. gibt es aber nicht.

Ich habe bei Notion selbst jetzt nochmal direkt nachgefragt. Wenn ich dazu eine Antwort erhalte (hoffentlich eine bessere als "absolutely... in the near future...", denn konkreter wird da bisher keiner), poste ich sie hier. :)
 

Kevin Kozuszek

Moderator
Teammitglied
Nope, jedenfalls noch nicht in der Variante, wie wir es von OneNote her kennen. Das ist auch noch so ein zweiter Mangel, weswegen ich OneNote auch mehr zu schätzen weiß. Sie arbeiten wohl genau wie bei 2FA an einer Umsetzung bzw. Verbesserung, aber momentan sollst du die Seiten öffnen und dann erst das Internet abstellen, damit Notion das vorher noch cachen kann. Hätte ich in den Beitrag eigentlich noch aufnehmen können.

Übrigens, die Nachfrage wegen 2FA war auch nicht sonderlich ergiebig...
 
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