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ORDNA – benennt und sortiert Dokumente automatisch, lokal auf dem eigenen PC (kostenlos)

ZUENTEC

ZUENTEC

Herzlich willkommen
Hallo zusammen,

im Laufe meines inzwischen etwas fortgeschrittenen Lebens haben sich bei mir rund 20 volle Leitz-Ordner mit wichtigen Dokumenten angesammelt.

Erstens störte mich irgendwann, dass mein Büro langsam wie eine muffige Behörde aussah. Zweitens kostete es jedes Mal Zeit und Nerven, etwas Bestimmtes wiederzufinden – besonders bei der Steuererklärung.

Also: alles digitalisieren.

Und dann?

Dann wären zwar die staubigen Ordner weg, dafür hätte ich mehrere Tausend Seiten auf meinem Rechner, die beispielsweise „Scan0245.pdf“ heißen. Also eigentlich auch kein wirklicher Fortschritt.

Dann fiel mir noch siedend heiß ein, dass da ja auch noch ein E-Mailgrab existiert, in dem sich über ungefähr 20 Jahre hinweg digitale Dokumente und Dateianhänge angesammelt haben. Auch dort tragen viele wichtige Anhänge Dateinamen, mit denen man nach dem Herunterladen herzlich wenig anfangen kann.

Da kam mir die Frage:

Was wäre, wenn eine KI das alles für mich aufräumen und archivieren könnte?

Am besten eine, die sämtliche Dokumente lesen kann, sie sinnvoll benennt, automatisch in eine passende Ordnerstruktur verschiebt und alles gleichzeitig in maschinenlesbarem OCR-Format und als PDF/A für die Langzeitarchivierung ablegt.

Und wenn ich später etwas suche, möchte ich nicht mehr wissen müssen, wo es liegt, sondern einfach Fragen stellen können wie:

  • „Wie viel Geld habe ich 2026 für die Kinderbetreuung ausgegeben?“
  • „Welchen Umsatz hatte ich mit der Firma Müller im Januar 2026?“
  • „Hat meine Waschmaschine noch Garantie?“
ABER: Meine privatesten Dokumente irgendwo ins Internet hochladen?- NIEMALS!!!.

Also musste eine lokale KI her. Und ein Programm, das sie entsprechend instruiert.

Das war die Geburtsstunde von ORDNA.

Nach etwa zwei Monaten Programmierarbeit und rund 18.000 echten Testdokumenten war die erste brauchbare Version fertig. Inzwischen habe ich selbst ein vollständig papierloses Büro und finde meine Dokumente tatsächlich innerhalb weniger Sekunden wieder.

Dieses Ergebnis möchte ich nun mit euch teilen.

So funktioniert ORDNA:

Man zeigt ORDNA den Ordner, in dem der Scanner seine Dateien ablegt, oder lässt das Programm Anhänge aus einem oder mehreren E-Mail-Postfächern holen.

ORDNA liest jedes Dokument, erkennt beispielsweise, ob es sich um eine Rechnung, einen Vertrag, einen Steuerbescheid oder eine Gehaltsabrechnung handelt, und benennt die Datei anhand von Datum und Absender.

Aus „Scan_0001.pdf“ wird dann zum Beispiel „2026-08-06_Stadtwerke.pdf“.

Anschließend wird das Dokument in ganz normalen Windows-Ordnern abgelegt – als PDF/A mit Textebene. Dadurch lassen sich auch reine Scans später per Volltextsuche durchsuchen.

Für Rechnungen führt ORDNA zusätzlich eine Excel-Übersicht mit Datum, Absender und Betrag.

Mir war bei der Entwicklung besonders wichtig, dass die eigentliche Dokumentenerkennung auf dem eigenen Rechner läuft.

Dafür nutzt ORDNA Ollama mit einem lokalen Sprachmodell (llama3.1).

Kein Konto, keine Cloud – die Dokumente verlassen den eigenen PC nicht.

Dokumente, die ORDNA nicht sicher zuordnen kann, landen in einem Auffangordner. Außerdem löscht das Programm grundsätzlich nichts. Der Quellordner bleibt unverändert, solange man das Aufräumen nicht ausdrücklich selbst aktiviert.

Damit niemand überrascht ist, noch ein paar technische Hinweise:

  • Beim ersten Start lädt ORDNA das Sprachmodell herunter. Das sind rund 4,6 GB. Insgesamt sollten etwa 5,5 GB Speicherplatz frei sein.
  • Die Erkennung dauert je nach Rechner und Dokument einige Sekunden.
  • Das Setup bietet an, Ghostscript für PDF/A und Ollama direkt mitzuinstallieren.
  • ORDNA selbst benötigt keine Administratorrechte.
  • Das Setup ist derzeit noch nicht digital signiert. Deshalb meldet sich Windows SmartScreen beim ersten Start und weist auf einen unbekannten Herausgeber hin.
  • Es handelt sich um eine frühe Version (0.38).
  • Aktuell läuft ORDNA nur unter Windows und ist für einen einzelnen PC gedacht, also noch nicht für einen Mehrplatzbetrieb.
ORDNA ist kostenlos, ohne Zeitlimit und ohne Registrierung:

ORDNA – der Dokumentenordner, der sich selbst sortiert

Mich würde sehr interessieren, wie ihr dieses Problem löst.

Ich kann doch nicht der einzige Mensch sein, der irgendwann vor einem Berg aus Papier, PDFs und E-Mail-Anhängen sitzt und sich fragt, wie man das alles vernünftig organisiert …

Über Rückmeldungen freue ich mich sehr – ausdrücklich auch über kritische.

Ich lese hier mit und beantworte Fragen gern direkt in diesem Thema.

Viele Grüße

Eckehard
ordna-oberflaeche-de-hell.png
 
ZUENTEC schrieb:
im Laufe meines inzwischen etwas fortgeschrittenen Lebens haben sich bei mir rund 20 volle Leitz-Ordner mit wichtigen Dokumenten angesammelt.
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Das ist viel.

ZUENTEC schrieb:
Mich würde sehr interessieren, wie ihr dieses Problem löst.
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Durch konsequente Entsorgung... - nicht nur alle paar Jahre, sondern laufend! Viele Dokumente verlieren im Lauf der Zeit an Relevanz, irgendwann sind sie schlichtweg überflüssig. Die Kunst ist, das zu erkennen und dann "Mut zur Lücke" zu haben. ;)
 
ZUENTEC schrieb:
Mich würde sehr interessieren, wie ihr dieses Problem löst.
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Dafür brauche ich keine Software, denn wir haben in der Abstellkammer ein Billy-Regal. Da passen 8 Leitz-Ordner nebeneinander auf ein Brett. 2 Etagen sind mit solchen "Lebens-Ordnern" belegt und darunter ist noch jede Menge Platz für anderen Krimskrams.

Suchen müssen wir auch nicht. Wir halten einfach Ordnung. Kleiner Aufwand, große Wirkung. Ich wäre ehrlich gesagt auch viel zu faul, das alles zu digitalisieren.
 
ZUENTEC schrieb:
der irgendwann vor einem Berg aus Papier, PDFs und E-Mail-Anhängen
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Du schreibst es ja selbst: Irgendwann. Wenn man allerdings konsequent ist und eine gewisse Disziplin entwickelt, dann geht alles viel einfacher von der Hand. Ich habe analog eine ziemliche Unordnung (der berühmte Schuhkarton wäre kein falscher Vergleich), daher arbeite ich mit einer entsprechenden Ordnerstruktur und ganz normalen PDF-Dokumenten. So habe ich jederzeit Zugriff auf wichtige Unterlagen, da jedes Dokument mit OCR erstellt wird. Everything als Suchtool leistet den Rest.
Natürlich bewahre ich die klassischen Dokumente, wie zB Geburtsurkunde, Versicherungsunterlagen, etc in Ordnern auf, dort sind sie auch nach einer bestimmten Systematik abgelegt. Ein Scan dieser Dokumente ist jedenfalls vorhanden.
Laufende Unterlagen werden (@Westfale erwähnte es bereits) nur eine bestimmte Zeit lang analog aufbewahrt, dann verschwinden sie im Reißwolf. Digital sind sie noch länger vorhanden, aber auch hier wird regelmäßig 'ausgemistet'.
Quittungen, Einkaufsbelege (Supermarktrechnungen) haben eine sehr kurze Halbwertszeit und werden meist nach der Kontrolle nach dem Einkauf (man wird leider sehr oft beschissen) entsorgt. Bei Produkten mit längerer als der gesetzlichen (Garantie- oder Gewährleistung, ich weiß jetzt nicht genau den richtigen Begriff) wird dieser Beleg natürlich gescannt (siehe oben).
Da ich dieses System nunmehr schon einige Jahre verwende, erübrigt sich auch ein spezielles 'Haushaltsbuch', denn dieses würde ohnehin nicht konsequent geführt. Außerdem bin ich zum Glück noch in der (geistigen) Lage, mir die einzelnen Ausgaben (wenn auch nur ungefähr) zu merken. Das reicht immerhin aus, dass zum Monatsende noch genug Geld für Reserven vorhanden ist.

Übrigens: Ein interessanter Blogbeitrag zum Thema ist hier zu finden.
 
Zuletzt bearbeitet:
Danke euch allen, und ihr habt recht: Disziplin und Ausmisten schlagen jede Software. ORDNA ist für den Berg gedacht, der schon da ist – und hat mich beim Digitalisieren gleich motiviert, alle Altlasten zu entsorgen ;)

@Westfale Einiges sollte man schon aufheben: Steuer, Verträge, Versicherung und Gehalt. Und genau diese Dokumente sind die, die man später sucht.

@Mauersegler Das Billy-Regal funktioniert, solange Papier kommt. Bei mir kommen Rechnungen und Bescheide aber immer öfter als PDF per Mail – dafür gibt es kein Regal. ORDNA holt sie direkt aus dem Postfach. Und weil ich genauso faul bin wie du, soll das eben das Programm machen ;)

@muvimaker Dein System kommt dem, was ORDNA macht, am nächsten. ORDNA übernimmt nur die Handarbeit: erkennen, nach Datum und Absender benennen, einsortieren. Everything funktioniert auf dem ORDNA-Archiv übrigens weiter, es sind ja normale Ordner mit normalen PDFs. Ehrlich gesagt: Wer diese Disziplin hat, braucht ORDNA nicht. Eine Frage: Benennst du deine Dateien von Hand?
 
Nachtrag zu meinem ersten Beitrag, damit keine falsche Erwartung entsteht: Fragen in ganzen Sätzen, wie ich sie oben als Wunsch aufgeschrieben habe, beantwortet ORDNA nicht. Man findet solche Belege mit einem Suchwort und einem Zeitraum, und für Rechnungen liefert die Excel-Übersicht die Beträge zum Zusammenrechnen.
 
Ich nutze zum scannen Epson Document Capture Pro mit einem Einzugsscanner, der zweiseitig scannen kann. Für neue Dokumente ist das schon OK, dass der Dateiname das aktuelle Datum im ISO-Format YYYY-MM-DD enthält und ggf. auch Barcode-Informationen aus dem gescannten Dokument sowie was so als Absender erkennbar ist. Ich scanne als PDF/A mit OCR. Manchmal muss ich bei den Informationen im Name nacharbeiten.

Die Dokumente kommen in mein privates SharePoint Online und werden mit Metadaten angereichert, wie ich es früher schon mit meinen geschäftlichen Dokumenten gemacht habe. An eine Automatisierung mit Powerflow/Copilot Enterprise arbeite ich hin und wieder. Das Ziel soll ähnlich zu dem werden, was Du mit Deinem ORDNA machst. Für die Vorbereitung der Steuererklärung habe ich Copilot ENTERPRISE auch auf unstrukturierte Dokumente und Mails angesetzt. Da kamen ein Excel mit den Rechnung und potentieller steuerlicher Verwendung als Vorbeitung für den Steuerberater raus. Ein paar Dinge, die ich für die Steuer nicht als absetzbar auf dem Zettel hatte, hat Copilot in Kontoauszügen "gefunden" und mich "aufgefordert" dazu noch mal "gemeinsam" die Rechnungen abzulegen. Insgesamt habe ich da tatsächlich mit ganzen Sätzen mit Copilot gearbeitet.

Da ich hier Business- bzw. Enterprise Services nutze, werden meine Daten nicht zum generellen Training verwendet und bleiben in meinem Teanant in Europa. Klar, Privacy Act etc. mit den USA sind dank Trump wertlos :( aber das ist trotzdem noch besser als Consumer-Services, bei denen man mit Daten zahlt.

Ich habe auch gerade noch einen ausrangierten Plustek Einzugsscanner geschenkt bekommen, den ich schon für meine Eltern eingerichtet habe. Die Scansoftware für den Plustek ist aber bei weitem nicht so gut, wie die von Epson. Da kann ich mir Vorstellen das ORDNA einzusetzen, um alte Dokumente zu Scannen und zu sortieren. Plustek kann mit OCR in PDF/A scannen, sodas eine Umwandlung gar nicht notwendig wäre. Kann man diese Schritte deaktivieren, um Verarbeitungszeit zu sparen? Vielleicht ist es aber die Umwandlung mit ORDNA schneller als mit Plustek. Ich hatte Rechner und Scanner schon eingepackt. Dank Dir muss ich die jetzt wieder auspacken. :D

Bei gedruckter Altdeutscher Schrift hat mir bisher nur Abbyy Finereader bei der Erkennung geholfen. Bei 200+ Jahre Handschrift haben bisher alle getesten Systeme kapituliert. :( Solche Dokumente kann ich selbst leider auch nicht lesen.
 
ZUENTEC schrieb:
Bei mir kommen Rechnungen und Bescheide aber immer öfter als PDF per Mail
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Ok, das ist natürlich ein Argument. Aber auch das ist wohl individuell unterschiedlich. An Bescheiden bekommen wir eigentlich nur einmal im Jahr unseren Steuerbescheid. Der ist in Papierform im Briefkasten und wird abgeheftet. Wir bekommen auch nicht jeden Tag PDF-Rechnungen, die man aufheben müsste. Und falls doch mal eine PDF-Rechnung oder Ähnliches kommt, dann kriegen sie einen aussagekräftigen Namen und Spotlight oder einfach nur Finder findet sie in Sekundenschnelle.

Ich will dir dein Programm bestimmt nicht schlecht reden, befürchte aber, dass die Zielgruppe im privaten Bereich überschaubar ist.
 
Westfale schrieb:
Das ist viel.
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Ganz ehrlich? Ich habe mehr. Alleine Ordner mit medizinischen Unterlagen sind grandios, zudem Erbschafts- und sonstige Angelegenheiten.. Kommt drauf an, wie "prall" die Ordner gefüllt sind. Viele Dinge muss ich über 30 Jahre aufbewahren, neben aktuellen laufenden, auch wenn sie älter sind, Sachen sowieso.

Mir ist bewusst, dass den Umfang nicht viele haben, jedenfalls mit Privatkorrespondenz, bei mir ist das in über 60 Jahren viel, und ich hab Familie.

ABER: Ich habe mir das Programm noch nicht angesehen. Digitalisiert, sprich gescannt, ist hier wenig.

- Da TR-RESISCAN wohl nicht möglich ist, müssen die Leitz-Ordner bleiben
- Ist Scan-Schnittstelle mit Ordner-Qualifikation möglich (in welchem analogen Ordner steckt das Original, und wo)
- Gibt es über haupt eine Scan-Schnittstelle oder sollen nur, vermeintlich ungeordnete, Dokumente willkürlich nach KI sortiert werden?
 
Danke euch für die vielen neuen Rückmeldungen!

@muvimaker Dann weißt du, wie viel Zeit darin steckt. Genau diese Handarbeit wollte ich mir sparen: ORDNA vergibt den Namen nach einem festen Schema, zum Beispiel 2026-08-06_Stadtwerke_Koeln.pdf. Everything findet danach alles wie gewohnt.

@MrIW Spannender Aufbau! Zu deiner Frage: Abschalten musst du nichts. Ist eine Datei schon PDF/A mit lesbarer Textebene, lässt ORDNA sie, wie sie ist – keine zweite Texterkennung, keine Umwandlung. Neu erkannt wird nur, wenn die Textebene fehlt oder unbrauchbar ist, zum Beispiel bei blassen Kassenbons. Ganz ohne Wartezeit geht es trotzdem nicht: Die Erkennung durch das lokale Sprachmodell läuft bei jedem Dokument. Ob ORDNA schneller ist als die Plustek-Software, habe ich nicht verglichen.
Ich selbst mache es allerdings umgekehrt: Mein Scanner liefert nur ein Bild-PDF, ohne Texterkennung und ohne PDF/A, und die Texterkennung übernimmt ORDNA. Eine vorhandene Textebene übernimmt ORDNA nämlich unverändert – ist die Texterkennung des Scanners mittelmäßig, bleibt sie das auch im Archiv.
Ein Punkt betrifft dein Epson-Schema direkt: Lass den Dateinamen mit Buchstaben beginnen, etwa Scan_2026-09-30_0001.pdf. Beginnt er mit dem Datum und einem Unterstrich (2026-09-30_…), kann ORDNA die Datei für eine schon benannte Rechnung halten.
Weil du beidseitig scannst: In den Einstellungen gibt es „Leere Seiten beim Ablegen entfernen“. Ab Werk ist das aus, und die vollständige Fassung hebt ORDNA immer zusätzlich auf.
Fraktur und alte Handschrift habe ich nicht getestet, da verspreche ich lieber nichts. Wenn schon FineReader bei der Handschrift aufgibt, wird ORDNA es kaum besser machen.
Und zu Copilot und den ganzen Sätzen: Genau da liegt der Unterschied. Ein großes Modell in der Cloud kann mehr als ein kleines auf dem eigenen PC. Ich habe mich bewusst für lokal entschieden und nehme dafür in Kauf, dass ORDNA weniger kann. Viel Spaß beim Wiederauspacken ;)

@Mauersegler Kann gut sein. Wer wenig Papier hat und Ordnung hält, braucht ORDNA nicht, das habe ich ja schon zugegeben. Mit Spotlight und Finder bist du ohnehin raus – ORDNA gibt es nur für Windows ;)

@Potrimpo Danke, ich bin gespannt! Für einen Bestand wie deinen ist ORDNA gedacht. Rechne aber mit einigen Sekunden pro Dokument, das läuft am besten nebenher. Zu deinen Fragen:

TR-RESISCAN erfüllt ORDNA nicht, und das behaupte ich auch nicht. Was im Original aufbewahrt werden muss, bleibt im Leitz-Ordner. ORDNA macht daraus eine durchsuchbare Kopie, die du schnell wiederfindest.

Damit sind wir bei deiner zweiten Frage: Ein Feld für den Standort des Originals gibt es bisher nicht. Gute Idee – das baue ich gerade ein. Ich sage hier Bescheid, sobald die neue Fassung da ist.

Eine eigene Scan-Schnittstelle hat ORDNA nicht. Dein Scanner speichert wie gewohnt in einen Ordner, und ORDNA liest diesen Ordner ein. Mit welchem Programm du scannst, ist egal.

Willkürlich sortiert wird nichts. Es gibt elf feste Dokumentarten, jede mit eigenem Ordner und festem Namensschema – für Arztunterlagen zum Beispiel „Gesundheit“. Die Zielordner kannst du selbst wählen. Was ORDNA nicht sicher belegen kann, landet in einem Auffangordner, statt geraten zu werden. Liegt ORDNA daneben, korrigierst du es von Hand, und das bleibt dann auch so. Woran ORDNA welche Art erkennt, steht in einem Nachschlagewerk, das mitinstalliert wird.

Wenn beim Ausprobieren etwas hakt, schreib es gern hier rein.
 
Kleiner Nachtrag: ORDNA 0.39.0 ist da.

@Potrimpo Wie versprochen gibt es jetzt den Standort des Originals. Du trägst ihn vor einem Lauf auf der Karte „Ordner durchsuchen“ ein, etwa „Leitz 07, Keller Regal 2“, und er gilt für alle Dokumente dieses Laufs. Liest du mehrere Leitz-Ordner in einem Rutsch ein, kann ORDNA die Namen der Unterordner anhängen. Nachtragen geht je Dokument über den Stift oder für eine ganze Trefferliste auf einmal. Die Suche findet den Standort, und in der Excel-Übersicht steht er in der letzten Spalte. Das Dokument selbst bleibt dabei unverändert.
@MrIW Meinen Tipp mit dem Dateinamen kannst du vergessen – das habe ich gleich behoben. ORDNA liest jetzt jede Datei, auch wenn ihr Name wie bei Epson mit einem Datum beginnt. Den mitgebrachten Namen behält es nur, wenn der Aussteller darin auch im Dokument steht. Außerdem lässt sich Fraktur wieder als Sprache der Texterkennung hinzufügen; der Eintrag war vorher defekt. Wie gut sie liest, habe ich allerdings nicht getestet.
@Mauersegler Danke dir – und falls der Windows-Rechner mal Langeweile hat ;)
Download wie gehabt:
ORDNA
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