[gelöst] Outlook SMTP-Relay - E-Mails im Gesendet Ordner aufbewahren?

[Giovanni872]

Hallo zusammen,
über ein Buchhaltungstool werden über einen Connector und angepassten SPF Eintrag als SMTP Relay Rechnungen mit der E-Mail Adresse eines freigegebenen Postfachs verschickt (buchhaltung@example.com) - auf Basis der Anleitung unter Einrichten eines Multifunktionsgeräts oder einer Anwendung zum Senden von E-Mails mit Microsoft 365 oder Office 365.

Nun wäre es perfekt, wenn diese versendeten Nachrichten noch im Gesendet Postfach des freigegebenen Postfachs auftauchen würden. Dazu habe ich mittels der Transportregelen jedoch nur die Möglichkeit gefunden, als weiteren Empfänger z.B. BCC erneut buchhaltung@example.com aufzunehmen. Für die Thematik mit dem Gesendet Postfachs finde ich jedoch nichts.

Habe ich etwas übersehen? Vielen Dank!

 

[PeteM92]

Nun wäre es perfekt, wenn diese versendeten Nachrichten noch im Gesendet Postfach des freigegebenen Postfachs auftauchen würden.

Das ist nur möglich, wenn das verwendete Buchhaltungstool als Protokoll IMAP verwendet. Das wird aber vermutlich nicht der Fall sein, da sonst diese Mails von jedem Gerät, das Zugriff auf das Postfach hat, auch versehentlich gelöscht werden könnten.
Das Buchhaltungsprogramm wird daher vermutlich das POP3 Protokoll verwenden.
Gesendete Mails werden damit nur auf dem PC gespeichert sein, von dem die Mail tatsächlich gesendet wurde.
Wenn die gesendeten Mails auch auf einem anderen Gerät erscheinen sollen, bleibt nur die Möglichkeit, eine Kopie der gesendeten Mail an entweder das verwendete Postfach oder auch an ein anderes zu senden.
Und das wird ja bereits gemacht - also alles gut.

 

[Giovanni872]

@PeteM92
Hey danke für deine Antwort. POP3 oder IMAP kommt jedoch nicht zum Einsatz, es wird quasi nur SMTP für den Versand genutzt, wobei MS365 hier als SMTP-Relay fungiert. Demnach dachte ich, würde es beim Versand über SMTP vllt. auch möglich sein, dass die Mails im Gesendet-Ordner auftauchen.

 

[IngoBingo]

Nun wäre es perfekt, wenn diese versendeten Nachrichten noch im Gesendet Postfach des freigegebenen Postfachs auftauchen würden.

Das klappt bei SMTP so grundsätzlich nicht. Der SMTP-Server ist nicht irgendeinem Postfach zugeordnet, sondern nimmt halt Mails an und schickt sie entsprechend weiter.

Das Buchhaltungsprogramm wird daher vermutlich das POP3 Protokoll verwenden.

Nein, es verwendet SMTP.
Es geht um Mailversand, nicht um den Empfang. IMAP und POP3 sind Protokolle zum Mailempfang.

 

[PeterK]

Nein, da muss ein BCC angegeben werden, zumindest kenne ich das auch so beim Versenden von Dokumenten per Mail über einen Kopierer, in der Regel kann man sich Versandbestätigung zusenden lassen, da steht jedoch dann nicht der Inhalt des Versendeten Dokumentes drinnen und die Kopie der Mail wird ja dringend benötigt.
Da unsere Verträge als auch Vertragsänderungen über einen externen Dienstleister in die Datenbank eingepflegt wird.
Aus diesem steht bei uns eben eine BCC Adresse im Verteiler, wo dann eine Kopie der Mail versandt wird.

Wir hatten vorher auch mal eine andere Software, die zwar auch über die Outlook Schnittstelle Mails versendete, aber bei der konnte man mithilfe einer Text-Datei den BCC, sozusagen hintenherum hinzufügen. Aber das sind alles so komplexe Einstellungen, die jeweils eine bestimmte Software betreffen, dass man es nicht pauschalisieren kann, zumal du auch nicht angibst, um welche Software es sich dreht.

Ich würde einfach den Support des Herstellers kontaktieren und ihn wegen deines Problems anfragen.

 

[Giovanni872]

Es geht um Lexoffice . Aktuell ist es leider auch noch so, dass der Versand an Extern noch nicht klappt. Bisher geht es nur für die Mails der gleichen Domäne.

Wichtig ist vor allem der Versand über das geteilte Postfach, damit im Falle eines Urlaubs etc. jeder darauf zugreifen kann.

Redirecting

-> Aber zumindest steht hier in der Tabelle auch: Im Ordner "Gesendete Elemente" speichern = Nein, insoweit das SMTP-Relay genutzt wird

Belegversand mit eigener E-Mailadresse | lexoffice Help Center

E-Mail-Versand, E-Mail versenden, eigene E-Mail-Adresse, Mail, Absender, Provider, SMTP, OAuth, Gmail, iCloud, Office

support.lexoffice.de

 

[PeteM92]

Hast Du Dich auch schon an das Lexoffice Service Team gewandt?

lexoffice Service & Kontakt: Schnelle Hilfe zu lexoffice

Direkte & schnelle Hilfe rund um lexoffice gibt's im lexoffice Service Center - Kostenfrei & ohne Anmeldung: Live-Chat, Telefon-Hotline, News, Update- & Status-Infos, Tipps, Downloads

www.lexoffice.de

 

[Giovanni872]

Die Standardeinstellung dort unterstützt nur das versenden der Mails über einen MS365 Benutzer. Über den Weg andere Methode kann man via SMTP-Relay auch über ein freigegebenes Postfach versenden. So habe ich es diesem Thread entnommen und konfiguriert: Redirecting

Vermutlich fehlte mir für die Unterstützung der Zusendung an Externe nun noch das SMTP Auth zu aktivieren.

 

[Giovanni872]

Hallo zusammen,
ich konnte es lösen. Offenbar nimmt Microsoft die Einstellungen in der Admin Oberfläche (Web insb. hinsichtlich SMTP Auth oft nicht korrekt an, so der MS Support). Mit folgenden Befehlen aktiviert, hat es dann geklappt:

Set-ExecutionPolicy RemoteSigned -Force
Install-Module ExchangeOnlineManagement -Force
Import-Module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline
Get-CasMailbox | Set-CasMailbox -SmtpClientAuthenticationDisabled $false